業務効率化や内部統制の強化のために、ワークフローシステムの導入を検討しているというお客様の声をよく耳にしますが、みなさまの企業では導入していますでしょうか？システムを導入することで現在の業務をかなり簡潔にできる可能性があります。
本記事では、ワークフローについての説明と、ワークフローシステムを導入する際のメリット・デメリットについてご紹介しています。システムを検討されている方はぜひご一読ください。
ワークフローシステムとは
ワークフローとは、一般的に「企業における一連の業務手順の流れのこと。あるいは、その一連の流れを図式化したもののこと。」と定義されます。
例えば顧客に対する見積書の作成業務で、担当者が見積書を作成して上長に確認してもらい、場合によっては社長の確認を経て、見積書完成といった手順があるとします。このような各企業内で決められた業務の流れがワークフローです。
ワークフローシステムは業務の流れの部分を自動化するために作られたシステムです。お客様のお話を聞いていると、まだ紙媒体での申請業務から脱することができない等という声が多くあります。そういった紙を用いて人と人が直接やり取りしている業務は、ワークフローシステムで解決することができます。
本記事では、ワークフローシステムを「各業務手順の流れ（ワークフロー）の中で、紙書類を用いて行っている承認・決裁業務をシステム化すること」として定義し、メリットとデメリットをご説明していきます。
ワークフローシステム導入のメリット・デメリット
ワークフローシステムを導入することでどのようなメリットがあるのか、反対にどのようなデメリットがあるのか、3つの観点で挙げてみました。
ペーパーレス化
メリット
- ペーパーレス化によるコスト削減
ワークフローシステムを導入することで紙でやり取りしていた業務をPC上で行えるようになり、ペーパーレス化を実現することができます。そのため、紙代、印刷代といった印刷コストや、文書の保管コスト、文書の郵送代などのコスト削減が可能となります。
- 過去の書類の検索が容易
紙文書の場合は、保管している書類の中から見たい書類を探す必要があります。しかしシステム化すれば、業務のやり取りをした記録がシステム上に残ります。しかし、電子化されている文書ではシステムで容易に検索が行うことが可能です。
- 完全にペーパーレス化が出来るわけではない
原本管理が義務付けられている書類に関しては電子化が行えません。そのため、すべての書類をなくすことはできないということになります。
承認経路の明確化
メリット
- 社内ルールの整理、明確化による業務の効率化
ワークフローシステムを導入するにあたり、申請から決裁までの業務を明確にする必要があります。その過程で社内ルールの整理や明確化といった業務の見直しを実施することになります。その結果、無駄な業務を整理して効率化を図ることが可能となり、さらに内部統制の強化にもつながります。
- 承認経路が固定化される
ワークフローシステムを導入することで承認経路を固定化することになります。組織の変更や人員の異動などが多い場合、変更のたびにシステムの設定変更が必要になります。システム化すると、紙文書では柔軟に対応できていたことが難しくなるため、しっかりと業務の流れを見直し、ワークフローを整備しておかなければいけません。
決裁業務の迅速化
メリット
- 決裁業務の迅速化を推進できる
紙文書での運用の場合、承認担当者が不在だと決裁業務が進まなくなります。ワークフローシステムを利用することでシステムにアクセス出来さえすれれば、どこにいても承認が可能となり決裁業務の迅速化が推進できます。
- 決裁状況の見える化
承認経路と決裁状況がシステムで確認可能なため、どこで書類の決裁業務が停滞しているかが一目瞭然となります。そのため、停滞を解消するための行動が取りやすくなります。
- 承認者の作業負担になりかねない
全ての書類をワークフローシステムで処理しようとすると、承認者が決裁業務に手を取られ、通常業務が滞ることになる恐れがあります。
3. まとめ
以上、ワークフローシステムに関してのメリットとデメリットを挙げました。
上記に挙げたデメリットについても悪い面ばかりを見るのではなく、業務の切り分けを行うことが大切です。
- 「完全にペーパーレス化が出来るわけではない」
⇒ 紙文書で必要な書類／無駄に印刷している書類を切り分ける。 - 「承認経路が固定化される」
⇒ 確実に承認が可能とするために改善点を洗い出す。 - 「承認者の作業負担になりかねない」
⇒ 承認行為が特定の承認者へ集中する場合、複数の承認ルートを用意することが可能か検討する。
業務の見直しを行うべきポイントを絞って整理してみてください。
ワークフローシステムを導入することで、コスト削減、社内ルールの見直しによる業務効率化、内部統制の強化が見込めるでしょう。
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