資料がどこにあるかわからない。
紙の印刷が多すぎて費用が掛かる。
無駄な資料が多すぎる。

仕事中にこんなイライラを感じたことはありませんか？

現在、紙媒体は会社を運営する上で必要不可欠です。それは情報が増えるほど使用量が増えます。IT技術の発達により、管理する情報量は日々増えています。この情報量を従来の管理体制で行うと、さらに紙媒体を使用しなければなりません。費用面、管理面を考えると、このままでは会社にとって大きな負担となります。

そこで考えられたのがペーパーレス化です。
紙媒体で使用、管理している資料を、電子媒体で代用することにより情報共有の容易化や保管作業の効率化を図る試みです。

ペーパーレス化の5つのメリットと4つのデメリット

ペーパーレス化をすすめることで、多くのメリットを受けることができます。しかしメリットがある反面、デメリットもあります。
メリットとデメリットの両方を知っておくことで、電子化する資料と紙媒体で残しておく資料とを切り分けることができます。

以下に、メリットとデメリットをそれぞれまとめました。

メリット

資料の位置が明確になる

紙媒体の資料では、しっかりとファイリングして整理していたとしても、膨大な量になればなるほど資料の場所を把握するのが難しく、必要な資料を見つけ出すだけで、かなりの時間を費やしてしまいます。電子媒体にすることで検索機能が使え、必要な資料を検索し見つけ出すことが容易になります。また、紙媒体では保管スペースの確保も必要ですが、電子媒体であれば保管スペースも必要としません。

費用の減少

紙媒体の資料は電子媒体の資料と比べると費用が多くかかります。資料を印刷する際の印刷代や紙代、資料の運搬費用、廃棄費用など費用が掛かります。またそれらの作業に携わる人件費も必要になります。これらの費用はペーパーレス化を行うことにより、大幅に削減することが出来ます。

セキュリティの強化

紙媒体では、閲覧制限を設けることができません。さらに盗難や紛失の危険性もあります。担当者に必要な資料のみを閲覧可能にでき、紛失しないのが電子媒体の強みとなります。

時間場所を問わず承認が可能

電子印を採用することにより、自席にいなくても書類の承認が可能となります。承認者の都合による時間のロスを減らすことで、円滑な業務が可能となります。

環境問題に貢献

紙資源を使わないこと、それだけでも環境問題対策に貢献できます。ペーパーレス化は企業努力による省エネ・エコといった社会貢献に寄与するといっても過言ではありません。

デメリット

システム障害による影響が大きい

紙媒体とは違い、電子媒体はシステム上で管理するため、停電などのシステム障害が発生した場合、資料を閲覧できなくなるという最悪のケースも考えられます。また、バックアップなどの対策をとっていないとデータが消えてしまうという危険性もあります。

資料が見にくい

ディスプレイ上で確認することになるため、ディスプレイのサイズが小さい場合、文字も小さく表示されるため見にくく、資料のサイズによっては端が見切れるなどの問題が起こります。

すぐにメモができない

電子媒体の場合、紙媒体のように気付いた際にすぐメモ書きということができません。簡単なメモであれば、紙媒体の方が、効率が良いという場合があります。

重要な書類によっては紙での管理が必要

取引先の指示により紙でのやりとりを決められている場合は電子化することは出来ません。

ペーパーレス化をすすめるために

ペーパーレス化をすることで、経費削減など大きな効果が得られます。そして、環境問題にも大きく貢献でき企業イメージの向上が図れます。
ただし、ペーパーレス化を行うことは、管理体制の見直しが必要であり、企業全体で取り組む必要があります。

ERPパッケージでは統合データベースを用いて一元管理するため、管理部門に、申請書・報告書を提出することなく連携を取ることができます。ERPパッケージを導入することで、自ずとペーパーレス化をすることができるのです。

さまざまな工夫を凝らし、無理のない方法でペーパーレス化が実現出来れば、企業としてまた一つ成長するのではないでしょうか。他の企業が行っている工夫は『製造業の経営効率実態レポート』を一読いただければと思います。

製造業の経営効率実態レポートアイ・エス・アイソフトウェアーでは、製造業約90社のお客様にインタビューを通して、ITの利用動向や今後のIT投資の方向性をレポートにまとめました。他社は業務の効率化に向けてどんな取り組みをしているのか、コスト削減、システム投資など、ヒントになる情報がきっとみつかります。ペーパーレス化についても載っていますので、ご興味のある方はぜひご一読ください。