2023年9月26日

まだ間に合う！電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日から各企業には電子取引されたデータの電子保存が義務付けされます。対応に向けて着々と準備を進められている企業や、既に対応して社内運用を開始している企業も多いと思いますが、自社の対応状況はいかがでしょうか？
まだ対応への準備ができていない、進んでいないという企業の担当者様は急ぎ準備を進める必要があります。
この記事では、義務化された電子取引における電子保存について、何をどのように対応すべきなのか、改めて内容を確認したいと思います。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法（以下、電帳法）は、国税関係帳簿書類を一定の要件の下で電子保存することを認める法律です。
2021年度の改正により、電子取引されたデータの電子保存が義務付けられることになりました。義務化は2022年1月より施行予定だったのですが、2023年12月末まで2年間の猶予期間が設けられています。

国税関係帳簿書類とは？

電帳法の対象となる国税関係帳簿書類は下記に分類されます。

国税関係帳簿：売上帳、仕入帳、仕訳帳、現金出納帳、総勘定元帳など
国税関係書類
　　決算関係書類：貸借対照表、損益計算書など
　　取引関係書類：契約書、注文書、見積書、領収書、請求書など

義務化された電子取引データの電子保存への対応

対応すべき内容は？

契約書・注文書・見積書・領収書・請求書などに相当する電子データをやり取りした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。

どのようなデータの保存が必要なのか？

紙でやり取りしていた場合に保存が必要な書類（契約書・注文書・見積書・領収書・請求書など）に相当するデータを保存する必要があります。
あくまでデータでやり取りしたものが対象であり、紙でやり取りしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。
受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があります。

どのように保存する必要があるのか？

改ざん防止のための措置をとる必要があります。
「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。
※保存する電子データのファイル形式は問われませんので、PDFに変換したものやスクリーンショットでも問題ありません。

改ざん防止のための措置とは？

以下のいずれかの措置を行う必要があります。

電子データにタイムスタンプを付与する。
訂正・削除の履歴が残るシステム等で電子データを授受・保存する。
改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る。
※改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは、国税庁HPに掲載されています。

検索要件を満たすための簡易な方法とは？

専用のシステムを導入していなくても、以下のいずれかの方法で対応することができます。

表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
表計算ソフト等で索引簿を作成し、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。
※索引簿のサンプルは、国税庁HPに掲載されています。
規則的なファイル名を付す方法
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法です。

ERPシステムの電帳法対応

ある程度の規模でビジネスをしている場合は、販売や調達、請求や支払、会計処理にERPシステムを利用することが多いかと思います。
ERPシステムをご利用であれば、電帳法に対応するようにERPシステム自体を改修したり、電帳法に対応した専用システムを導入してERPシステムから電子取引データを連携したものを保存するなどの方法で、システム対応されている企業も多いかと思います。

弊社取り扱いのERPパッケージシステム「GRANDIT」には、電帳法への対応ソリューションがございますので、最後にご紹介させていただきます。

GRANDITでは、電帳法対応ソリューションと連携することで電帳法への対応を実現しています。
①帳簿、②スキャナ保存、③電子取引と、義務化された電子取引における電子保存以外にも、請求書等を電子データやFAX・郵送などの色々な方法で配信可能とする対応も含んでおります。
詳しくは下記よりお気軽にお問い合わせください。
https://info.isi-grp.co.jp/grandit/contact/

以上、義務化された電子取引における電子保存への対応内容を中心に確認しましたが、いかがだったでしょうか？
まだ対応が未着手だという企業の担当者様は、まず社内で電子取引しているデータの確認から着手いただければと思います。