Boxアダプターを活用することで自動化に成功させる事ができた事例についてご紹介いたします。

ご紹介するのは3つの事例です。

• アカウントやフォルダ等の設定を自動化
• Boxで電子帳簿保存法に自動で対応
• ActiveDirectryとの連携でアカウント設定を自動化

今回は、「ActiveDirectryとの連携でアカウント設定を自動化」できた事例をお伝えします。

1. 【Boxアダプター成功事例1】アカウントやフォルダ等の設定を自動で完了！
2. 【Boxアダプター成功事例2】Boxで電子帳簿保存法に自動で対応！
3. 【Boxアダプター成功事例3】ActiveDirectryとの連携でアカウント設定を自動化！（本記事）

今回は、Active Directoryなどの人事情報管理システムと、Boxとを連携させ、Boxのアカウントやグループの作成・変更・削除などの設定を自動化した事例をご紹介いたします。

お客様のBox活用方法

今回ご紹介するお客様は、社員情報の一元管理にActive Directoryを（以下、AD）、コンテンツ管理にBoxを使っています。

就業規則や各種申請書類などの社内全体で使用するコンテンツや、経営層のみ閲覧できる機密情報など、パブリックな資料からクローズドな資料までのすべてをBoxで管理しています。

そのため、Box上の社員アカウントにおいて、グループやフォルダの階層、権限の設定などをかなり細かく設定しており、設定ミスは起きてはならないこととされています。

かつてのBox展開

• 人事異動や組織変更が起きると、AD上にある社員情報を変更する
• 変更した社員情報を照らし合わせながらBox上にある社員のアカウント情報も変更する
• Boxのそれぞれの部署グループから、配属となった社員をグループメンバーに追加する
• 新たに入社した社員に関しては、Boxのアカウントを新規作成し、所属部署・グループ配下に個人用フォルダを作成する
• ADとBoxとで社員情報やグループ、必要な権限などの設定に相違がないか確認後該当社員に通知する

人事異動が起こる度に二重登録が発生・登録ミスも頻発していた

Boxは全社員が使える状態にあり、部署ごとやグループごとで使用できるフォルダが分けられていたり、役職ごとで権限も異なります。

新入社員や人事異動、組織変更が行われる度、ADとBoxとで該当する社員のアカウント情報をそれぞれで変更していました。

また、Boxには、フォルダとして「全社共通」「執行役員共通」「各部門長共通」「各部署共通」「各グループ共通」「各個人用」など様々な階層のフォルダがあります。

したがって、新たに社員が入社した際や人事異動、組織変更が行われる度に必要となる作業は、社員のアカウント管理だけでなく、それぞれ所属するグループの設定や個人用フォルダの作成、役職・部署ごとの権限設定も必須でした。

しかし、Boxにアカウントを登録する際、ADの社員情報を目視で確認しながら、手作業で行っていたため、閲覧できないはずのフォルダが見れてしまったり、部署は合っているがグループが間違っているなどのミスが起きてしまっていました。

Boxアダプター導入後のBox展開

• 社員情報管理者がADに社員情報を登録・変更する
• ADとASTERIA Warpが連携され、Boxアダプターで登録処理が実行される
• 自動で登録作業が完了、社員それぞれに設定されたアカウント情報が通知される

管理者の仕事はADに情報を入力するだけ！

社員情報をADとBoxとでそれぞれ二重管理していた運用方法を改善することに成功しました。

管理者がADに社員情報を入力するだけで、Boxにある社員のアカウント情報も自動で登録・変更されるようになったため、管理者の作業負担が半分以下になりました。

また、二重管理が改善されたことから、ADとBoxとで社員情報に相違が生じることもなくなりました。

自動化されたBoxの設定はアカウントの作成・変更・削除だけでなく、それぞれに対応するグループの設定やフォルダの作成も含まれます。

したがって、人事異動や組織変更の際にBox上の設定を変更する必要がなくなりました。

実現した改善点

• 社員情報の二重管理が解消された
• ADとの連携で自動でBox設定が行われるため、登録作業時のミスが起きない
• グループやフォルダの階層設定の手間がかかる作業が自動化された

今回自動化が実現したBoxの設定

1. アカウント作成 / 変更 / 削除
2. グループのメンバー追加 / 削除
3. フォルダ作成
   

Boxを活用する際に必要な上記①～⑤の作業を行う際、ADと照らし合わせながら行っていましたが、ADとBoxとを連携させることで、アカウント管理からグループの設定、フォルダ作成の自動化に成功しました。

さいごに

今回は、ADとBoxとで社員情報を二重管理していた企業に対し、ADとBoxを連携させることでBox上の設定を自動化させた事例をご紹介いたしました。

今回の事例では、Boxの設定の元となるデータをAD（Active Directory）から連携させていましたが、AD以外の人事情報管理システムやExcel、CSV出力したデータであっても連携させることができます。

Boxアダプターではアカウントやフォルダの設定だけでなく、「メタデータ」や「Box Shield」、「共有リンク設定」などの様々なBox機能において、業務を自動化することができます。

今回ご紹介した事例以外についてはこちらをご覧いただくか、お問い合わせ下さい。