製造業にとって、必要不可欠なマニュアルですが、「マニュアル作成に時間がかかっている」という話をお客様からよく聞きます。自社の”ノウハウ”にもなりうるマニュアルを、「もっと短い時間で作成したい！」とお考えの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアル作成を劇的に変える方法を２つのアプローチからご紹介します。
製造業におけるマニュアルの重要性
なぜマニュアルが必要なのか
そもそも、製造業において、なぜマニュアルが重要視されるのでしょうか。
マニュアルを作成するメリットとしては、
などがあげられます。
製造業では、誰が作っても同じ製品ができあがることが求められます。
作る人によって仕上がりが違っていたら大変ですよね・・・
マニュアルを作成することによって、誰でも同じ製品を作ることができ、製品の品質を確保することができます。
また、マニュアルがなければ、新人が入った時に、基本的なことも先輩社員が一から教えなければいけません。時間もコストもかかります。
マニュアルには製品に関する基本的なことが書かれているので、新人はマニュアルを見ながら作業することができ、教育にかかる時間やコストの削減につながります。
このように、品質確保とコスト削減のために必要不可欠なマニュアルですが、完成までに多くの時間がかかるのも事実です。
どこに時間がかかっている…？
見やすいマニュアルにするために、実際の写真は必須です。
マニュアルを作成する時には、現場に足を運んで、デジタルカメラで各工程の作業が分かるような写真を何枚も撮影します。撮影した写真は自分のPCに取り込んで、マニュアルに合うようにサイズ調整などを行います。そして、マニュアルに写真を貼り付けて、作業手順などを書き込んでいきます。
写真が足りない場合には、また現場まで写真を撮りに行かなければいけません。
マニュアル作成において最も時間がかかる作業は、「写真を撮って、PCに取り込んで、加工して、マニュアルに貼付する」という作業ではないでしょうか。
つまり、この作業にかける時間を短縮することができれば、マニュアル作成は劇的に変わります！
マニュアル作成を劇的に変える方法
方法１：見せ方を変えてみる
「マニュアル」と聞くと、写真が貼り付けられ、手順が記載された”文書マニュアル”が思い浮かびます。しかし最近では、”動画マニュアル”を導入する企業が増えてきています。
動画マニュアルの１番のメリットは、作成時間の短縮です。
実際の製造作業をしながら撮影をしておけばいいので、製造作業とマニュアル作成を並行して行うことができます。デジタル化されているので、モバイル端末での閲覧も可能になります。
また、動画マニュアルには、音・動き・時間軸など多くの要素が盛り込まれています。
見る側が作業を具体的にイメージできるので、直感的な理解・行動促進につながるのもメリットの一つです。
その一方で、文書マニュアルに比べて自分の必要とする情報をすばやく見つけにくいというデメリットもあります。文書であれば文字を検索したり、必要な情報がありそうなところをざっと見るということができますが、動画の場合は全てに目を通さなければいけません。また、マニュアルを改訂する時に、全て撮り直す手間が発生する可能性もあります。
方法２：作り方を変えてみる
「写真を撮って、PCに取り込んで、加工して、マニュアルに貼付する」という作業をやめてみるのもひとつの方法です。
最近では、マニュアル作成に役立つツールもたくさん開発されており、ツールをうまく活用することで、マニュアル作成の時間を大幅に削減することができます。
数あるツールの中でも、今回は、ノンプログラミングアプリ開発ツールである「PowerApps」をご紹介します。
PowerAppsは、誰でも簡単にモバイルアプリが作成できるツールです。
カメラ機能やGPS機能などが備わっており、「こんなことしたい！」を簡単に実現することができます。
従来の「写真を撮って、PCに取り込んで、加工して、マニュアルに貼付する」やり方を、「PowerAppsで製造マニュアル作成アプリを作り、そのアプリを使ってマニュアルを作成する」やり方に変えてみてはいかがでしょうか。
PowerAppsのアプリを使用するメリットは、もちろん作成時間の短縮です。
従来のやり方では、現場で写真を撮影してPCのあるデスクに戻る移動時間や、デジタルカメラで撮影してPCに取り込む処理時間がかかってしまいます。
PowerAppsのアプリを使用すれば、カメラを起動して、写真を撮影して、マニュアルに貼付して、作業手順を書き込むまでを、全てアプリ上で行うことができます。
作業場所の移動時間や、写真取込の処理時間は発生しません！
アプリ上で作成したマニュアルを共有すれば、もちろんモバイル端末での閲覧も可能になりますし、マニュアル改訂も必要な部分をアプリ上で変更するだけで完了します。
まとめ
製造マニュアルは、業務の標準化を促し、作業品質の均一化・効率化を実現してくれます。マニュアル作成における課題だった長い作業時間も、マニュアルの見せ方や作り方を変えることで解決できます。
PowerAppsに興味をお持ちいただけましたら、こちらからお気軽にお問い合わせください。
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