Boxアダプターを活用することで自動化に成功させる事ができた事例についてご紹介いたします。

ご紹介するのは3つの事例です。

• アカウントやフォルダ等の設定を自動化
• Boxで電子帳簿保存法に自動で対応
• ActiveDirectryとの連携でアカウント設定を自動化

今回は、「アカウントやフォルダ等の設定を自動化」できた事例をお伝えします。

1. 【Boxアダプター成功事例1】アカウントやフォルダ等の設定を自動で完了！（本記事）
2. 【Boxアダプター成功事例2】Boxで電子帳簿保存法に自動で対応！
3. 【Boxアダプター成功事例3】ActiveDirectryとの連携でアカウント設定を自動化！

では、Boxの「アカウント」や「フォルダ」、「権限」が絡む設定を自動化した事例をご紹介いたします。

お客様のBox活用方法

今回ご紹介するお客様はかつて、プロジェクトが始動する度にBoxの設定を外部に委託していました。

社内はもちろん、現場やベンダーなどの関係者とBoxを共有することでモバイル端末からでもアクセスできるようにしており、現場担当者が現場から事務所に戻ることなく業務を完結できるような環境にしています。

しかし、プロジェクトが始動する度に必要となるBoxの設定になかなか人員を割くことができず、外部に委託している状態でした。

かつてのBox展開

• 現場の担当者が新たに作成したい「フォルダ情報」や「アカウント情報」「権限情報」「コラボレーション情報」を本社のBox担当者に申請する
• Box担当者は、数百件の申請内容があっているかどうかを目視で確認し、Excelにまとめ外部委託先にBoxの設定周りを依頼する
• 外部委託先はBoxの詳細設定をおこない、完了すると本社のBox担当者に連絡が届く
• 本社のBox担当者は、委託先から設定完了連絡を受けた後、Boxを目視で確認し、依頼内容と相違がないかを確認する
• 依頼内容とBoxの設定に相違がなければ、本社のBox担当者は現場の担当者にメールで完了通知を送る

申請から完了までの期間を短縮できないか？

現場が全国にちらばっており、Boxの設定を申請するには一度本社にあるBox担当部署に申請する必要がありました。

申請された際には、社内だけでなく外部との共有もBoxで行うことから、セキュリティ担保の目的で、権限やフォルダの設定を担当者が1つひとつ確認する必要があります。

申請数は週に50件を超えていたため、社内だけでは対応することができず、Boxの詳細設定を外部に委託していました。

以上の手順を踏んでいたため、プロジェクト開始（Boxの利用開始）までに3日かかっていました。

特に、本社のBox担当者から外部委託先に依頼を出す工程・外部委託先から本社のBox担当者に完了連絡が届き、それを現場に連携するタイムラグに課題を感じていました。

Boxアダプター導入後のBox展開

• 現場の担当者が「フォルダ情報」や「アカウント情報」「権限情報」「コラボレーション情報」を申請・受付システムに申請する
• 本社のBox担当者が外部招待申請に間違いがないかを確認し、申請を承認する
• 申請情報が申請・受付システムから自動でASTERIA Warpに連携されBoxアダプターで登録処理が実行される
• 自動で登録作業が完了、現場担当者に完了通知が送信される

申請から完了までの期間の短縮に成功！

申請・受付システムと「Boxアダプター」の併用で、申請から完了までの期間の短縮に成功しました。

現場の担当者が申請システムから申請することで、自動で申請内容が出力されます。

そのファイルを「ASTERIA Warp」が読み込み「Boxアダプター」でBoxの登録と現場への登録完了通知を自動化させることができました。

この一連の自動化のお陰で申請からBox利用開始までの時間を約3時間に短縮させることができました。

さらに自動化できたメリットはまだまだ多く、「申請・登録に関わる負担の軽減」「外部委託が不要になりコストが削減された」「申請・登録時のミスが減った」「24時間いつでも申請可能になった」なども大きな改善点となりました。

実現した改善点

• プロジェクトが始動してからBoxが使えるようにまで3日間かかっていたのが、3時間でBoxを利用できるようになった
• Boxの設定に相違がないかを確認し、現場担当者に手動で送っていた設定完了メールが自動化された
• 申請内容から自動でBox設定が行われるため、登録作業時のミスが起きない
• Boxの登録作業が自動化されたためいつでも設定ができるようになった

今回自動化が実現したBoxの設定

1. アカウント作成
2. グループのメンバー追加 / 削除
3. フォルダ作成
4. コラボレーション設定

Boxを活用する際に必要な上記①～⑤の作業を行う際、現場からの申請内容とBoxのアカウント設定画面とを目視で照らし合わせながら行っていましたが、申請受付システムとBoxとを連携させることで、アカウント作成からグループメンバーの設定、フォルダ作成やコラボレーション設定の自動化に成功しました。

さいごに

今回は、プロジェクト始動とともに必要となるBoxの設定を自動化させた事例をご紹介いたしました。

今回のような流れを実現させるためには、Boxアダプターで実現できます。

Boxアダプターではアカウントやフォルダ周りだけでなく、「メタデータ」や「Box Shield」、「共有設定」を絡めた様々なBox機能において、業務を自動化することができます。

今回ご紹介した事例以外についてはこちらをご覧いただくか、お問い合わせください。