企業内に複数の情報システムが乱立している状況をよく見かけます。
企業内で利用される情報システムというのは、ありとあらゆる業種、業態で存在し、数でいうと仕事の数だけ存在しているといっても過言ではありません。大きな括りでいうと基幹系システム、情報系システムなどに分かれ、基幹系システムのなかでも販売管理システム、生産管理システム、会計システム、人事・給与システムなどがあります。さらに企業の業種、業態ごとに特化したシステムが枝葉のように存在しています。
これら複数の情報システムは、単体で企業内の全ての業務をカバーすることは難しく、いくつものシステムを組み合わせて利用することが一般的です。これら企業内に存在する複数のシステムを一手に管理するのは容易なことではありません。そればかりか、導入している個々のシステムの製造元が異なっていると、管理がさらに難しくなります。
1 社内システムが増えすぎることでの悩みは何か？
よく耳にする悩みをいくつか紹介させて頂きます。
- システムのランニングコストが高い。
- システムごとに似たような情報を重複して入力する必要がある。
- システム間でデータの連携ができるが、手動のため手間が掛かっている。また、自動連携を採用した場合でも連携のタイミングによってはリアルタイムで情報が確認できない。
- 分析に必要な情報を複数のシステムから集める必要がある。
- システム全体の状況が把握できない。
など、どの企業でも心当たりのある悩みがあるのではないでしょうか。
2 社内システムがなぜ増えすぎてしまったのか？
情報システム部のご担当者様の中には、自分が配属された時には既に乱立する状況だったという方もいらっしゃるかもしれません。では、複数のシステムが乱立する事態になぜ陥ったのでしょうか。代表的な理由は以下の３点になります。
- 部門や営業所、拠点といった単位で都度システムが導入され、個別最適化を行った。
- 企業の事業拡大により新たな業務が発生し、不足した業務システムを個別で導入した。
- 情報システムに掛ける予算が少なく、個別システムの導入にしか踏み切れなかった。
3 社内システムを減らすためにはどうすればよいか？
社内システムを減らすために、単純に不要なシステムを削るのではなく、まずは企業内で利用しているシステムの仕分けを行うことが必要です。仕分けを行うにあたって１つ１つのシステムに対して判断が必要となります。
まず、基幹業務に関わるシステムは無くすことはできません。それ以外のシステムについては、不要か、もしくは代替するものがあれば検討するなど判断します。不要と判断する基準としては、以下が考えられます。
- 保守費用が多くかかっており、定期的な見直しがされていない。
- システムの仕様が見えない。（ブラックボックス化されている）
- 単純に古くなっており、現状の業務内容に合っていない。
このような判断で仕分けを行うことにより、本当に必要なシステムの理想像を描きます。
次に、その理想像を実現するために、業務全体が最適化されるようにシステムの統廃合を検討していきます。全体最適化を行うことで、不要なシステムをなくすことに繋げます。
4 社内システムを整理することでのメリットとは？
コスト、管理、利用者の３つの方向からお話しましょう。
まず、コスト面として、ランニングコストは大きく削減されます。例えば、個々のシステムで製造元が異なる場合、製造元ごとにかかる保守費用や、システムごとにかかる保守費用がその対象となります。管理面では、業務効率が良くなります。
例えば、システムで問題が発生した場合に、どのシステムで発生したのか、どの製造元に問い合わせて良いのかなど、手間がかかっていた業務が迅速に対応できるようになります。システム利用者にとっては、システムごとに似たような情報を重複して登録するといった作業が不要になります。合わせて、システム間で発生していたタイムラグもなくなるため、データをリアルタイムに見られるようになり、有意義なデータの活用が実現できます。
また、経営者層にとっては人件費の削減になり、整理された環境で抽出されるデータは信頼ができ、経営分析をおこなう上で、非常に有益なものになります。
昨今、ＢＣＰ（Business Continuity Plan：事業継続計画）の重要性が高まっていますが、情報システムを統合することでシステムの利用状況が明確になり、有事の際の対応策も検討することが出来るのも大きなメリットの１つではないでしょうか。
まとめ
ここまで見てきたとおり、社内システムが増えすぎている状況というのは様々な悩みに繋がります。社内システムを整理・減らすことは、コスト面、管理面、システム利用者といずれにしても大きなメリットが得られます。もちろん、システム入れ替えには費用がかかりますが、システムを入れ替える費用（イニシャルコスト）と現行システムにかかっている費用（ランニングコスト）を比較し、将来的に何が最適かを検討してみてはいかがでしょうか。
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