細心の注意を払って仕事をしていてもトラブルが起きてしまうことがありますよね。

トラブルは初動対応を誤ると思わぬトラブルの拡大を招くことがあります。
しかし対応次第で、顧客からの信頼を得ることもできます。

今回はスムーズにトラブルを解決する初動対応の方法をご紹介します。

トラブルが発生したら・・・

報告者が会社に電話で状況を報告し、会社からの指示に従うことが多いかと思いますが、初動対応では、報告を受ける人が現状を正しく把握し、迅速に対応することがとても重要です。

例えば、配送中に商品を破損してしまった場合、以下のような情報があれば、迅速に対応することが出来そうです。

• 荷主は誰なのか？
• どのような状況で破損をしてしまったのか？
• 商品の破損状態はどうなのか？

配達員の口頭の説明だけでは報告を受ける人が知りたい情報がきちんと報告されないこともあり、困りますよね。

解決方法１：写真を添付したメールを送信する

報告を受ける人は知りたい情報を文章で受け取ることができるので聞き間違いをする心配がなくなります。
事前に報告して欲しい内容を報告者に共有しておけば報告内容の漏れを防ぐことができますし、添付の写真で商品の破損状態を確認することもできます。

ただし、報告者がメールを作成するのに時間がかかる、報告者によってメールの書き方がバラバラで見にくいなどのデメリットも考えられます。

解決方法２：報告用の入力フォームを利用する

初動対応に必要な項目をフォーム上に配置してしておくことで報告される内容を統一することが可能です。

たとえば、報告者、発生日時、発生場所、荷主、商品、破損状況を配置した場合、発生日は「カレンダー」、荷主は「リスト」、破損状況は「チェックボックス」というように、入力補助機能を利用して報告者の入力の手間を省くことができ報告までの時間短縮にも繋がります。

入力フォームの作成にローコードアプリ開発ツールである「Power Apps」を利用すれば、デバイスのカメラ機能を利用して写真を添付することができ、関連する部署や担当者にまとめてメール送信することも可能です。

Power Appsについての詳細は下の記事からご覧ください。
「Power Appsモデル駆動型アプリを使ったデータの一元管理方法」

さいごに

Power Appsでは入力した情報をデータとして登録することも可能ですので、トラブルの発生しやすい状況を調査したり再発防止にも役立ちますね。

Power Appsについて興味を持っていただけた方は、こちらの「Power Appsキャンバスアプリで業務効率化」をご覧ください。

今回ご紹介したPower Appsは、Power Platformの機能の1つです。

Power AppsやPower Platformについては以下の画像をクリックまたは「PowerPlatform製品ページ」より概要をご覧ください。