SLIM BLOG

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2017年5月15日

入会時には書類がいっぱい!入会書類をバッチリ管理する2つの整理方法とは?

こんにちは!SLIM担当の米谷(よねたに)です。
私は会員管理サービスSLIMをお客様にご導入いただくにあたり、お客様の施設オープンに立ち会わせていただく機会が多々あります。

施設のグランドオープンでは、新規で入会される会員の受付や体験者の対応、トレーニングプログラムの提供など、どの施設もてんやわんやされていることが多いです。
そこでよく見かけるのが「あの会員様の入会書類はどこにしまった?」「この会員様の書類はどこまで回収できていた?」と施設の方がお困りになっているシーン。
入会時の書類はたくさんあり、状況によっては手元に書類がない場面も発生するため、書類はどのような状況にあるのか、全て揃っているのかがすぐに分かるのが望ましいですよね。

会員の方から何かお問い合わせがあったときでも、見たい情報がすぐ見つかるよう実際にSLIMを導入されている施設様が実施されている入会書類の整理と情報共有の方法をご紹介します。

入会書類を整理する2つの方法

整理方法1:入会書類は会員No順にまとめてファイリング

入会時には様々な書類をお渡しし、記入していただきますよね。

例えば、
・入会申込書
・会員規約
・口座振替用紙
・各種手続きご案内
・個人情報保護方針記載用紙etc.

施設によってはさらに契約ロッカー申込書やバス乗車申込書などもあるかもしれません。
あるユーザー様は、どの会員様がどのような申し込みをしているか必要な時にすぐに把握できるように、これらの書類をひとまとめにして会員No順にファイリングされています。
会員Noは入会時に必ず割り振るため、そのNo順でファイリングしていけば会員証などのNoをもとに会員様情報手早くを探すことができますね。
このファイリングのポイントは、空き番のページも残しておくことです。
例えばNo.1の会員様の次に書類を受け取ったのがNo.3の会員様だった場合、No.2の会員様分のスペースを空けてファイリングしておけば、No順で分かりやすくファイリングできます。

整理方法2:入会時の口座振替用紙は段階別整理がマスト!

入会時の様々な書類の中で特に段階的な整理をお勧めするのが口座振替用紙です。その理由は、口座振替用紙が施設様の手元を離れる場合がある書類だからです。
では、どのような時に施設様の手元を離れるのかというと、入会受付の際に口座情報の分かる通帳やキャッシュカードを会員様が持っていなかったり、判子を持っていなかったりした時です。そのような時には、会員様が自宅に持ち帰って記入する場合が良くあります。
施設様の手元から書類が離れる場合には、その旨をスタッフ様同士で情報共有しておかないと、なぜ手元に用紙がないのか、会員様が持っているのか、施設側で紛失してしまっているのか、そもそも用紙を会員様に渡していないのか状況が分かりませんよね。
そこで情報共有のために、あるユーザー様は以下のように段階別に収納フォルダを分けて口座振替用紙を整理されています。

①「入会時にお渡しする白紙用紙」フォルダ
 ↓ 会員様が記入
②「会員様記入済み・金融機関提出前の用紙」フォルダ
 ↓ 金融機関に提出
③「金融機関提出中の用紙(控え)」フォルダ
 ↓ 捺印不備・誤字脱字等により差し戻し
④「金融機関から不備等で差し戻された用紙」フォルダ
 ↓ 会員様が記入後、金融機関に提出
⑤「不備なく手続きが完了した用紙」フォルダ

このように段階別で整理して口座振替用紙を管理することによって、用紙が今どのような状態なのかを把握することができます。
そして金融機関で手続きが問題なく完了した用紙を含めた全ての書類が揃ったら、会員No順にファイリングしていけば綺麗に分かりやすく整理できますね。

入会書類を漏れなく回収する方法

入会書類の整理方法についてお伝えしましたが、いくら綺麗に書類を整理していても会員様が来館された時にすぐに未回収書類のある会員様と気づかないとなかなか書類の回収が進みませんよね。
そこでユーザー様にもお勧めしているのが、SLIMのメッセージ機能を使った情報共有方法です。
メッセージ機能とは、会員様がチェックイン・チェックアウトされる際にスタッフ用PC画面上に任意のメッセージを表示させることができる機能です。
この機能を用いて「この会員様は用紙を持ち帰って記入されているため、来館時に回収してください」といったメッセージを事前に登録しておけば、その会員様がチェックインした際に前述のメッセージが表示されるため、会員様を呼び止めて用紙の記入状況を確認することができます。
入会受付を担当したスタッフとは違うスタッフがフロントにいても、書類未回収である旨が分かりますね。

どたばたするグランドオープンだからこそ、事前に整理方法をしっかりと決めて必要な時にすぐ情報を確認できる環境づくりのご参考にしていただければ幸いです。
SLIMについて何かご質問等ございましたら遠慮なくご相談ください。

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