「メールやFAX、郵送で取引先とやり取りをしているが、もっと効率のいい取引方法はないのか。」
「新しい取引先に、EDIを使ってやり取りをしないかと持ちかけられたが、EDIについて詳しくわからない。」などとお困りの方がいるかもしれません。
EDIは、電子的にやり取りを行えるシステムのことで、業務の効率化を図ることができます。
そこで今回は、「EDI」についてご紹介いたします。
1. EDIとは
EDIとは、「Electronic Data Interchange」の略で、日本語では「電子データ交換」と訳されます。
企業間で取引をする際に、契約書や受発注書や納品書、請求書などといった帳票でのやり取りを専用回線やインターネットを用いて電子的に行うシステムです。
物流業界や販売業界など帳票取引が多い場面でFAXや郵送を用いると、コストや管理などに対する負担がかかってしまいますが、EDIを使えば取引情報のやり取りを電子的に自動化できるので、手間とコストの削減が期待できます。
2. EDIの仕組みについて
EDIとは、帳票などの取引を電子的に自動化できるとお伝えしましたが、実際どのように通信しているのかをお伝えします。
EDIは、通信プロトコル*やフォーマットを標準化することで、通信できるようになります。
企業間が同じ基幹システムを使っているならば、EDIでの取引は容易ですが、異なる基幹システムでやり取りをするためには、使用する文字コードや通信方法、データ形式などのルールを決め、同じ通信方式データで送りあえる通信回線にする必要があります。
取引先とEDIでやり取りするにあたって、いくつかの形式があり、今回は、3つご紹介いたします。
*プロトコルとは、コンピューターネットワークで通信を行うための手順や約束事のことで、会話で言うところの言語のようなもの
個別EDI
個別EDIとは自社がやり取りする取引先ごとにルールを決める形式です。
取引する企業ごとに仕様を合わせたルールを決めるため、データ変換システムを多く利用する必要があります。
標準EDI
標準EDIは形式が標準化されているものを指します。
フォーマットが標準化されていることで、取引先が多い場合でもデータ変換をする必要が少なく、問題なく利用することが可能です。
業界VAN
業界VANは先ほど紹介した標準EDIの中の1つで、取引先コードや商品コードを特定の業界の仕様に標準化したシステムです。
業界VANは、業界ごとでのフォーマットが決められているため、同じ業界であればより簡単にEDIで取引することが可能になります。
3. EDIを導入するメリット
EDIを活用する際には、データの形式や文字コードなど様々なルール決めが必要となり、余計に手間がかかるのではないかと思われるかもしれません。この章では、EDIを活用するメリットについてお伝えします。
コスト削減が見込める
EDIによる電子化が進むことで、ペーパーレスが促進され、コピー用紙代の削減などが期待できます。郵送やFAX送信などの通信費の削減も見込むことができます。
また、書類の保管場所が不要になるため、省スペース化にもつながります。
書類のやり取りを効率化できる
受発注などの取引をコンピューター間でやり取りするため、書類を、郵送やFAXで送る手間が省けます。
それにより、郵送先を間違えるなどの人的なミスも減らすことができます。
さらに、添付ミスや送信先のミスなどの人的なミスも減らせるよう、自動で書類をメールに添付するようなシステムが確立していくかもしれません。
さらに、会計システムや販売管理システムといった基幹システムにEDIを連携させることで、取引に必要な帳票を自動作成することも可能になります。
誤入力などの人的ミスを軽減できる
EDIを利用することで、データが自動で生成されるため、手作業で数字を打ち込む業務が減り、誤入力や単位ミスなどが軽減されます。
さいごに
EDIの活用により、受発注などの取引が効率化されます。
しかし、取引先との取引方法によっては、通信の形式や規格が異なるため、取引先にあわせなければならないなどの注意点があります。
一度取引先と取引方法を決めてしまえば、今回お伝えしたメリットはもちろん、全体的な業務の効率化を期待することができるので、個別EDIを採用するのか、標準VANを採用するのか、自社の利用環境にあったEDIツールを使って取引を電子化してみてはいかがでしょうか。
