DXや働き方改革の一環として、企業が取り組まないといけないとされているのが「業務効率化」です。
しかし、業務効率化と言われても具体的な施策がわからない、取り組んだとしても効果が出るかわからないと悩みや不安を抱いている企業がまだまだ存在します。
そこで今回は、業務効率化の基本的な考え方や進め方、具体的な取り組み方など徹底的にご紹介いたします。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務プロセスや業務時間、人的ミス、コストにおける「ムリ、ムダ、ムラ」をなくすことによって業務の効率化を実現することです。
人口減少や労働者の高齢化などの人材不足によって、従業員一人あたりの業務負担の増加も問題になっていますが、業務効率化を実現することで、ぞれぞれ従業員の作業負担が減り、パフォーマンスの向上につながります。
業務効率化はしばしば「生産性の向上」と同じと思われることがありますが、少し違います。
生産性の向上は、時間やコストを削減したより少ないリソースで、より多くの成果を上げることです。
業務効率化は、業務のムダや非効率箇所を突き詰め改善することで、より少ないリソースで成果を生み出せるようにすることです。
生産性は成果を上げることが最終的な目的であり、業務効率化はリソースを削減することが最大の目的です。
業務効率化の結果、生産性が向上するケースは多くありますが、意味が異なることを頭の片隅に置いておいてください。
業務効率化のメリット
業務時間と人件費の削減
業務効率化を進めることで、業務時間や人件費の削減になります。
たとえば、手書きでの書類作成を電子化することで、書類作成にかかっている時間や人件費を削減することができます。
また、書類作成のために出社する・残業するということがなくなり、働き方改革にもつながります。
利益率の向上
業務効率化が進むと、これまでより少ないリソースで成果が出せるようになり、利益を生み出すのに必要なコストが減るため、結果的に利益率が向上します。
また、業務効率化で作業時間や手間が減るため、従業員の生産性が向上し、業績アップにつながります。
モチベーションの向上
業務効率化によってムダな業務や作業が減ることで、従業員の負担も軽減されます。
また、従業員は業務効率化により残業時間の改善がされるため、プライベートの時間をより多く確保できるようになるなど、ワークライフバランスが良くなり、仕事へのモチベーションがアップします。
業務効率化の進め方
現状の把握
まずは「現状の把握」をします。
業務の現状把握において必要となるポイントは以下の5点です。
- 業務担当者
- 業務内容
- 必要スキルと人数
- 必要工数
- 業務の発生頻度
改善点の抽出
次に、可視化した現状から改善点を抽出します。
改善点を考える際には、「本当に工数が減るのか」「他の業務の効率化にもつながるのか」などを念頭に置くとズレのない改善点が抽出できます。
改善計画の立案
改善点が抽出できれば、計画を作成していきます。
作業の順序変更や、作業そもそもの廃止など改善コストを比較的抑えられるかつ即効性のあるものから取り組むと効果が見えやすいです。
改善計画を立てる際には、以下の5つの点に注意すると効果的な計画立案につながります。
- 業務の問題点
- 改善方法
- 改善費用
- 数値目標
- かかる時間とスケジュール間
結果の振り返り
最後に、改善策がどのくらいの効果をもたらしたのかを評価します。
社内メンバーの誰が見てもわかりやすいように、工数や売上など定量化できる評価にしましょう。
また、実績だけでなく、社員への定量的な調査も行うことで、長期的な利益の向につながります。
業務効率化につながる具体的な取り組み7選
明確な目的と目標設定
改善の目的が「生産コストの削減」なのか「残業時間の削減」なのかでは、実行する施策が大きく異なってきます。
業務改善では、これまで慣れ親しんだ作業工程の変更を伴うことが多く、従業員からの理解が必須となります。
業務改善の目的や得られるメリット、業務改善後の数値などを明確にし、日々の朝礼などで目的・目標を逐一共有しておきましょう。
業務フロー・ワークフローの見直し
業務効率化を進める前に、まずは業務フローを見直すことが大切です。
企業で長年行ってきた慣習として業務の手順が固定化している場合があります。
担当している人は不便だと思っていなかったとしても、客観的にみればムダな業務になっているものもあります。
「何のために行っているのか」「本当に必要なのか」を業務ごとに確認しながら作業の棚卸しを行いましょう。
業務のフォーマット統一とマニュアル化
業務の「ムリ、ムダ、ムラ」をなくすには、業務フォーマットの統一化や業務のマニュアル作成といった基準を設けることが大切です。
たとえば、議事録作成時に毎回白紙から始めるのではなく、共有されたひな形となるフォーマットを使うなど少しのことから始めてみましょう。
また、作業手順についてはマニュアルを作成し、業務のなかで分析・改善を繰り返しながら常に更新していくことで、業務効率化をは目指します。
業務の自動化
パソコン上で行う定型業務や単純業務については、自動化することで効率が上がります。業務を自動化するには、RPAツールを活用すると良いです。
たとえば、営業業績データの月次レポート作成や営業業績データの月次レポート作成は自動で行うなど、定型業務は自動化させましょう。
データベースの活用
企業がこれまでに蓄積してきた顧客情報や、在庫情報などを一元管理するシステムのデータベースを活用することで、業務効率が改善されます。
たとえば、商品の在庫管理業務であらかじめデータベースに蓄積された情報を活用することで、業務スピードがアップします。
従業員の育成や長所を考えた適切な人員配置
人にはそれぞれ得手不得手があり、苦手な業務を担当した場合には仕事の効率は下がってしまいます。
従業員の適性に合わせた配置転換は、業務効率化につながる重要な取り組みです。
業務のスピードアップ
業務を効率化するには、業務のスピードアップが欠かせません。
そのなかで簡単に実現できるのが、ビジネスチャットの活用によるコミュニケーションの迅速化です。
さいごに
業務効率化は現状の把握からはじめ、順序良く進めることが重要です。
自社の現状を把握せずに取り組んでしまうと、大きな効果がなくなってしまう可能性あります。
改善計画を立て、事例を参考にしながら、自社の状況に適した手法を取り入れるようにしましょう。
業務効率化の全体像や手法を詳しく知りたい方は、ISIまでお気軽にご相談ください。
