営業活動において「SFA」という言葉を目にしたこと・耳にしたことはありませんか？
「営業活動」を行う際にとても重要になってくるのが、「顧客管理」や「商談管理」、「行動管理」ではないでしょうか。
上記の管理機能はもちろん、上記以外の「営業活動」に関わる必要な機能を備えるツールが「SFA」です。
今回は、そんな「SFA」に関することをお伝えしていきます。
SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、日本語では「営業支援システム」と訳されます。
営業担当が登録した「商談を開始してから受注に至るまでの進捗状況」を一元管理し、ひと目で確認ができるツールです。
その名の通り、「営業活動」において効果を発揮します。
では、SFAでは具体的にどのようなことができるのでしょうか。
SFAでできることはたくさんありますが、今回は、4つの機能をご紹介いたします。
まず1つ目は、「顧客管理機能」です。
顧客の氏名や住所、電話番号などの基本情報から、過去のコミュニケーション履歴や購入履歴などを管理し、まとめて表示することができます。
顧客からトラブルや問い合わせがあったが担当者が不在だった場合でも、顧客情報を見ることで、担当者以外の人でも迅速で適切な対応をすることが可能です。
顧客情報が統一された形で管理されることで、自社内での引継ぎもスムーズに行うことができます。
2つ目は、「活動管理機能」です。
営業担当者が行った顧客へのアポイント状況や、実際の訪問、これからの行動予定など、営業担当者の行動を管理できます。
担当者以外も個々の案件に対しての現状を把握することができるので、営業リーダーやマネージャーは、担当者の対応に関してアドバイスすることができます。
また、営業成績の良い営業担当者の行動を分析し、他のメンバーにも共有することで、効果的な行動パターンが見えてくるでしょう。
3つ目は、「商談管理」です。
見込み客の段階から受注・成約までの商談履歴や進捗、商談内容を個別に管理することができます。
案件管理機能とは違い、失注してしまった商談の管理・閲覧もできるため、受注した案件と失注してしまった案件とを比べ分析し、改善策を見出すことができます。
最後は、「ダッシュボード機能」です。
ダッシュボードに表示する情報や配置をあらかじめカスタマイズしておくことで、複数の欲しい情報がひと目でわかるようになります。
欲しい情報を探し出す手間が省けると同時に情報収集の抜け漏れを防ぎます。
個人個人で色々な角度から数字を見るのではなく、営業に携わる人全員が同じ数字の見方をすることが大切です。
また、リアルタイムでダッシュボードの数値が更新されるので、常に新鮮なデータを得ることができるのも嬉しい点です。
SFAと混合される言葉に「CRM」や「MA」があります。
この章では「SFA」と上記2つの単語との違いについてお伝えいたします。
SFAと「CRM」の違いについてです。
まずは、CRMについて軽く説明いたします。
CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」と言われています。
CRMは、顧客の氏名や住所、電話番号などの基本情報から、メールや電話などのコミュニケーション履歴など、自社と顧客とのあらゆる情報を管理できるツールのことです。
SFAは「顧客管理」「活動履歴管理」「営業活動分析」「名刺管理」などといった「営業活動」に特化したツールであり、CRMはビジネス全体の精度を上げるためのツールという目的部分に違いがあります。
しかし、実際、「機能面」に関しては、SFAとCRMで被っている部分があったり、お互いで補うことができるなどから、「SFA」と「CRM」という言葉の区別が曖昧になってしまっているのが事実です。
次に、SFAと「MA」の違いについてです。
まずはMAについて軽く説明いたします。
MAは「Marketing Automation」の略で、マーケティング活動の自動化を実現させるツールです。
MAは、デジタルメディアと言われるような「SNS・メール・Webサイト」などの宣伝・広告の発信や顧客情報の管理、メールの配信、キャンペーン管理などのマーケティング施策を管理する際に活躍します。
SFAは営業活動に特化した「見込み客を顧客にする」ためのツールであり、MAはマーケティング施策管理に特化した「見込み客の獲得や確度の育成をする」ためのツールという部分に違いがあります。
「SFA」「CRM」「MA」は切り離され独立して使っていくのではなく、それぞれを組み合わせて利用していくことで、より高い効果を発揮します。
それぞれの詳しい内容については以下の記事をご覧ください。
次に、SFAを導入することで得られるメリットについてご説明いたします。
SFA導入にあたって得られる最大のメリットは、営業活動を「可視化」できることです。
SFAに営業活動を記録しておくことで、いつでも誰でも見返すことができるので、会議の事前に情報を把握・営業会議などでのスムーズな情報共有などが可能になります。
各商談について「未対応・商談中・受注・失注」などどの段階にあるのかがひと目でわかるので、未対応なものについて早急に何かしらのアクションを取ることが可能です。
未対応のまま見込み客を放置し、受注を逃してしまうといった最悪の事態を防ぐことができます。
営業担当者により情報の管理方法が異なるため、他の商談と照らし合わせた際に持っている情報がそれぞれバラバラで困っているという企業がまだ存在するのが事実です。
SFAを導入し、顧客や商談に持たせる情報を統一することで、営業活動管理において属人化してしまうことを防ぎ、どの顧客情報・どの商談情報からでも抜け漏れのないデータを収集することができます。
SFAで得られた数値から、どの業界に対して受注率がいいのか、どの顧客層に対して受注率がいいのかなどの分析をすることができます。
その分析から、自社が得意とする業界や、提案方法に改善の余地がある業界が見えてきます。
また、受注率が極端に乏しい業界からは撤退しようなどの判断材料にもなります。
SFAに登録されている営業活動履歴から、いつどこでどの営業担当者がどのような営業活動を行ったのかなどの確認ができます。
営業活動履歴を分析することで、営業担当者が無駄に時間をかけているところや商談にかかる時間がわかるので、もっと他に注力すべき・時間をかけるべきところが明確になります。
今回は、SFAについての基本的なことから、SFAの持つ機能やメリットについてお伝えいたしました。
また、SFAとMA、CRMの違いをお伝えしましたが、その違いを理解するだけでなく、それらのツールを組み合わせて活用していくことで、それぞれがさらに効果を発揮できるようになります。
CRMやMAについてご紹介している記事もあるので、是非そちらの記事もご覧ください。
今回SFAについてを読み、導入を検討する際には、「まだ知らないはもう遅い！SFAのいろは」という記事でSFAのツールについての比較を参考にしていただければと思います。
また、SFAを導入するにあたっての注意点やその対策について気になった方は「SFA導入時に解決すべき3つの課題！！」という記事をご覧ください。