「DX」や「業務の自動化」などに積極的に取り組みましょうと言われている中で、実際に何をどうすればいいのかわからないという声がたくさん上がっています。

「DX」や「業務の自動化」に必要なもの、それは、「システム化」をすることです！

「システム化」とは、コンピューターとネットワーク技術を駆使し、業務を効率化させるための取り組みのことです。

「システム化」することで、「人それぞれによるケアレスミスの防止」や「めんどうな業務の削減」、「定型業務の自動化」などが可能になります。

そこで、システム化への第一歩と称し、弊社クライアント事例で見る「システム化」についてご紹介いたします。

システム化で業務がどう改善されるのか

冒頭で、「システム化」について軽く説明し、「システム化」することで、業務を自動化・効率化させることが可能だとお伝えしました。

では、業務を自動化・効率化させるとはどういう事でしょうか。

まずは、クライアント企業の概要です。

クライアント企業の概要

• 教育事業に携わっている
• メイン顧客である高校や大学などの教育機関とのやりとりは全てFAXを利用している
• 業務の流れは、「FAXで書類を送る」→「教育機関からの返答を確認する」→「確定内容をFAXで送る」である
• FAXの送信など手作業での業務が多く、残業や休日出勤が多かったため、業務を効率化するために「FAX送信業務の完全自動化」を導入した（システム化）

上記のような企業が「システム化」でどう業務効率化を成し遂げたのか「システム化」に取り組む前後で比較してみたいと思います。

改善点①手作業による業務のため、かなり時間がかかっていた

before

取引先からのデータをもとに、Excelファイルなどをその都度作成していた。また、印刷した後に宛名などをその都度手書きで転記していたため、かなり時間を費やしていた。

after

宛名などを転記したExcelファイルを自動生成することで手書き作業を大幅に削減することができた。

改善点②参加・不参加の確認作業が手間だった

before

取引先からの返答をひとつずつ手作業で確認しなければならないため、確認漏れすることがあった。

after

取引先の返答をOCRで読み取ることで、人力で確認を行う必要がなくなり、業務の効率化と確認漏れの減少を実現することができた。

改善点③FAX送信のためだけに残業や休日出勤が必要だった

before

多い日には1日500枚にも及ぶFAX送信を手作業で行っていたため、終日FAX送信業務に追われることが多々あった。
また、繁忙期には、FAX業務のためだけに残業したり休日に出社することもあった。

after

システム化により、送信業務が自動化され、スケジューラー機能で夜間でも自動送信することが可能になった。

それにより、送信作業などの単純作業に費やしていた膨大な時間が削減され、社員の負担を軽減することができた。

さいごに

今回ご紹介したクライアント企業は、「システム化」により、業務の効率化が促進されたことはもちろん、改善点①の宛名やセッション参加人数の転記や、改善点②の返答の確認、改善点③のFAXの送信先の記載などの「人的ミス」が起こりえる作業工程を減らすこともできました。

今回ご紹介したクライアント企業のような「特定業務の完全自動化」はもちろん、「データ連携システム」などもご提供しています。「システム化」にご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。