Boxアダプターを活用することで自動化に成功させる事ができた事例についてご紹介いたします。
ご紹介するのは3つの事例です。
今回は、「ActiveDirectryとの連携でアカウント設定を自動化」できた事例をお伝えします。
今回は、Active Directoryなどの人事情報管理システムと、Boxとを連携させ、Boxのアカウントやグループの作成・変更・削除などの設定を自動化した事例をご紹介いたします。
今回ご紹介するお客様は、社員情報の一元管理にActive Directoryを（以下、AD）、コンテンツ管理にBoxを使っています。
就業規則や各種申請書類などの社内全体で使用するコンテンツや、経営層のみ閲覧できる機密情報など、パブリックな資料からクローズドな資料までのすべてをBoxで管理しています。
そのため、Box上の社員アカウントにおいて、グループやフォルダの階層、権限の設定などをかなり細かく設定しており、設定ミスは起きてはならないこととされています。
Boxは全社員が使える状態にあり、部署ごとやグループごとで使用できるフォルダが分けられていたり、役職ごとで権限も異なります。
新入社員や人事異動、組織変更が行われる度、ADとBoxとで該当する社員のアカウント情報をそれぞれで変更していました。
また、Boxには、フォルダとして「全社共通」「執行役員共通」「各部門長共通」「各部署共通」「各グループ共通」「各個人用」など様々な階層のフォルダがあります。
したがって、新たに社員が入社した際や人事異動、組織変更が行われる度に必要となる作業は、社員のアカウント管理だけでなく、それぞれ所属するグループの設定や個人用フォルダの作成、役職・部署ごとの権限設定も必須でした。
しかし、Boxにアカウントを登録する際、ADの社員情報を目視で確認しながら、手作業で行っていたため、閲覧できないはずのフォルダが見れてしまったり、部署は合っているがグループが間違っているなどのミスが起きてしまっていました。
社員情報をADとBoxとでそれぞれ二重管理していた運用方法を改善することに成功しました。
管理者がADに社員情報を入力するだけで、Boxにある社員のアカウント情報も自動で登録・変更されるようになったため、管理者の作業負担が半分以下になりました。
また、二重管理が改善されたことから、ADとBoxとで社員情報に相違が生じることもなくなりました。
自動化されたBoxの設定はアカウントの作成・変更・削除だけでなく、それぞれに対応するグループの設定やフォルダの作成も含まれます。
したがって、人事異動や組織変更の際にBox上の設定を変更する必要がなくなりました。
Boxを活用する際に必要な上記①～⑤の作業を行う際、ADと照らし合わせながら行っていましたが、ADとBoxとを連携させることで、アカウント管理からグループの設定、フォルダ作成の自動化に成功しました。
今回は、ADとBoxとで社員情報を二重管理していた企業に対し、ADとBoxを連携させることでBox上の設定を自動化させた事例をご紹介いたしました。
今回の事例では、Boxの設定の元となるデータをAD（Active Directory）から連携させていましたが、AD以外の人事情報管理システムやExcel、CSV出力したデータであっても連携させることができます。
Boxアダプターではアカウントやフォルダの設定だけでなく、「メタデータ」や「Box Shield」、「共有リンク設定」などの様々なBox機能において、業務を自動化することができます。
今回ご紹介した事例以外についてはこちらをご覧いただくか、お問い合わせ下さい。