Boxアダプターを活用することで自動化に成功させる事ができた事例についてご紹介いたします。
ご紹介するのは3つの事例です。
今回は、「アカウントやフォルダ等の設定を自動化」できた事例をお伝えします。
では、Boxの「アカウント」や「フォルダ」、「権限」が絡む設定を自動化した事例をご紹介いたします。
今回ご紹介するお客様はかつて、プロジェクトが始動する度にBoxの設定を外部に委託していました。
社内はもちろん、現場やベンダーなどの関係者とBoxを共有することでモバイル端末からでもアクセスできるようにしており、現場担当者が現場から事務所に戻ることなく業務を完結できるような環境にしています。
しかし、プロジェクトが始動する度に必要となるBoxの設定になかなか人員を割くことができず、外部に委託している状態でした。
現場が全国にちらばっており、Boxの設定を申請するには一度本社にあるBox担当部署に申請する必要がありました。
申請された際には、社内だけでなく外部との共有もBoxで行うことから、セキュリティ担保の目的で、権限やフォルダの設定を担当者が1つひとつ確認する必要があります。
申請数は週に50件を超えていたため、社内だけでは対応することができず、Boxの詳細設定を外部に委託していました。
以上の手順を踏んでいたため、プロジェクト開始（Boxの利用開始）までに3日かかっていました。
特に、本社のBox担当者から外部委託先に依頼を出す工程・外部委託先から本社のBox担当者に完了連絡が届き、それを現場に連携するタイムラグに課題を感じていました。
申請・受付システムと「Boxアダプター」の併用で、申請から完了までの期間の短縮に成功しました。
現場の担当者が申請システムから申請することで、自動で申請内容が出力されます。
そのファイルを「ASTERIA Warp」が読み込み「Boxアダプター」でBoxの登録と現場への登録完了通知を自動化させることができました。
この一連の自動化のお陰で申請からBox利用開始までの時間を約3時間に短縮させることができました。
さらに自動化できたメリットはまだまだ多く、「申請・登録に関わる負担の軽減」「外部委託が不要になりコストが削減された」「申請・登録時のミスが減った」「24時間いつでも申請可能になった」なども大きな改善点となりました。
Boxを活用する際に必要な上記①～⑤の作業を行う際、現場からの申請内容とBoxのアカウント設定画面とを目視で照らし合わせながら行っていましたが、申請受付システムとBoxとを連携させることで、アカウント作成からグループメンバーの設定、フォルダ作成やコラボレーション設定の自動化に成功しました。
今回は、プロジェクト始動とともに必要となるBoxの設定を自動化させた事例をご紹介いたしました。
今回のような流れを実現させるためには、Boxアダプターで実現できます。
Boxアダプターではアカウントやフォルダ周りだけでなく、「メタデータ」や「Box Shield」、「共有設定」を絡めた様々なBox機能において、業務を自動化することができます。
今回ご紹介した事例以外についてはこちらをご覧いただくか、お問い合わせください。