日々の業務の中でメールを送信する機会はたくさんありますがみなさんメールの作成はどのように行われていますか？
日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2017」によるとメールの平均送信数は1日12通でメール1通の作成にかかるかかる平均時間は6分となっており毎日約７２分もの時間をメール作成に費やしていることになります。
「毎日、やる事が一杯で時間が足りない」と感じている方はぜひメールの作成時間を短縮して業務の効率化をしてみてはいかがでしょうか？今回はメール作成時間を短縮する方法をご紹介します。
メール作成にかかる時間を減らすには？
メール作成にかかる時間を減らすためにまずできることは入力にかかる時間を短縮することです。
日本語入力ソフトの「単語登録」を利用したり、テキストファイルにテンプレートを保存するなど手間を省く工夫をされている方も多いと思います。
周囲のメンバーにも工夫していることがあるかリサーチしてみたところショートカットキーの入力で定型文が自動入力される「定型文入力ソフト」を使用している人がいました。
メールの書き出し冒頭挨拶や文末の結びの言葉の入力に利用していて定型文に改行が設定でき、長文も登録できるところが日本語入力ソフトの「単語登録」よりも便利だそうです。
ただ、仕事の進捗やトラブルの報告メールの報告内容まで定型文として登録するのは容易ではありません。そこで、便利なのがフォームを利用したメールの作成です。
フォーム入力による報告メール送信の流れ
フォームを利用したメールの作成方法は次のようになります。
- フォームに設定された項目について入力を行う
- 進捗やトラブル等、報告する内容にあわせた項目がフォームに表示されるので入力を行います。
- 入力確定するとデバイスにインストールされているメーラーが起動される
- 確定のボタンをクリックすると、デバイスのメーラーが新規作成モードで起動されます。
フォームに入力された内容を元に本文が自動作成され、送信先アドレスも送信グループから自動設定されるため編集は不要です。
- メーラーの送信ボタンを押す
- メールが送信されます。メーラーを利用してメールを送信していますので送信されメールの履歴も確認することができます。
フォームを利用するメリット
フォーム入力は、メールの作成時間を短縮するだけではなく以下のようなメリットがあります。
- カレンダー、リスト、チェックボックス等の入力補助機能を利用することで入力の手間を軽減
- 報告に必要な項目はフォーム上に全て設置で報告漏れ防止
- 報告して欲しい項目が増えた場合はフォームに項目を追加する事で対応できる
- 組織変更が発生しても送信先のグループを編集することで対応できるので報告者が意識する必要がない
- 入力したをデータとして登録する事が可能なのでメールと報告書を同時に作成できる。
- 報告メールのフォーマットが統一できるので報告メールを受ける人が内容の把握をしやすい
フォームから自動作成することにより宛先が間違っていないか、伝えたい内容が全て書かれているか等メール送信前のチェック時間も大幅に削減できます。
まとめ
メールの内容によって定型文やフォーム入力をうまく使い分けることでメール作成にかかる負担を削減できます。報告メールには送る側、受ける側どちらにも便利なフォームをぜひ活用してみてください。
「Unifinity」を利用すればフォームの作成、メール送信が手軽に行えます。
Unifinityに興味をお持ちいただけましたら、お気軽にお問い合わせください。
