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手作業でのミスを劇的に減らすために最も効果的な方法

現在、様々な業務のシステム化が進んでいます。しかし、まだまだ手作業で行っている、という方も多いのではないでしょうか。
手作業には多くのリスクが伴います。時間がかかったり、ミスによる手戻りが発生したり…。
また、手作業のミスを減らす方法は知っているけれど、中々行動に移せない!という方もいらっしゃるかもしれません。
そこで、今回は『手作業でのミス』にスポットを当て、ミスを劇的に減らすことの出来る効果的な方法を、進め方の手順とともにご紹介します。

ミスの原因は?

ミスを減らす方法ご紹介する前に、まず、主な人為的ミスについて考えていきましょう。
人為的なミスは以下のように大きく3つに分類することが出来ます。

  • 目的を取り間違える「認識齟齬によるミス」
  • やるべきことを忘れたり、余計なことをしてしまったりする「うっかりミス」
  • 単純な確認不足や、惰性により起こる「確認ミス」

では次に、どうしてミスが起きるのか、その原因を考えましょう。

認識齟齬によるミス

指示者の意図と、作業者の意図にずれが生じると起こります。指示段階において、アウトプットに対する認識のすり合わせが行われなかったことなどが原因として挙げられます。

うっかりミス

作業の段取りを十分に行わずに着手した場合や、段取りを行っていてもそれに沿って作業しなかった場合に生じます。また、作業者の独断で作業項目が追加、または削除された場合にも起こります。これは最初に挙げた認識齟齬とも深い関係にあると言えます。

確認ミス

作業の段取りをきちんと行ったことに対しての安心感による気の緩みや、慣れた作業に対して「ミスをするはずがない」と思い込む、慢心によって生じます。さらに、単純作業の連続によって起きる集中力の低下も大きな原因の1つです。

このようなミスは、一つ一つの程度が小さくても、手戻り作業の発生など、作業時間を大きく引き伸ばしてしまう要因にもなります。
では、どうすればミスを予防することが出来るのでしょうか。

解決策

上記で挙げたミスに共通して最も効果的だと言えるのが、『チェックリストの活用』です。
チェックリストというと、作業が全て終わった後に抜けがないか、観点がずれていないか確認を するもの、というイメージが強いかもしれません。
しかし、それでは作業全体に対して手戻りが発生してしまうため、あまり効率的とは言えません。
これから挙げる、3つの活用のポイント をしっかり押さえることで効果を発揮します。

一度作成したチェックリストは、その後も毎回同じものを利用する

例えば、帳票作成のように同じ作業を何度も繰り返す場合、毎回チェックリストを作成すると、観点のずれが発生してしまいます。そこで、一度作成したものを何度も利用し、作業を定型化することで作業の確実性を向上させることが出来ます。

作業ごとにチェックポイントを設けて、確認を実施する

ミスに気付かないまま作業が終了し、後から全体に修正を入れることになった…という経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。
そこで、こまめにチェックポイントを設けることにより、早い段階で抜けやミスを見つけることが出来るため、後への影響を最小限に抑える効果があります。

チェックポイントでの確認作業を必ず丁寧に、詳細に行う

しっかり用意されたチェックリストや、こまめに設けられたチェックポイントも、ここを大雑把に済ませてしまうと意味を成しません。ミスを見つけることが出来ず、手戻り作業が発生する原因となってしまうのです。

ここまで、ミスの解決方法と、そのポイントをご紹介しましたが、手間が増えたように感じられたかもしれません。そこで次に、なぜこの解決策をお勧めするのかを述べていきます。

何故最も効果的なのか?

チェックリストを活用することで、どのような効果が得られるのでしょうか。はじめに3つに分類したそれぞれのミスと関連付けてご説明したいと思います。

まず、『認識齟齬によるミス』についてです。指示者と作業者間での認識合わせ不足が主な原因でしたが、チェックリストを利用することによって、大きなずれをなくし、作業の確認観点が容易に統一出来ます。また、作業者が変わっても手順や観点が統一されているため、チェックリストを見ればスムーズに作業を進めることが可能です。

次に、『うっかりミス』についてです。チェックリストの使用は、こうしたミスの予防に最も効果を発揮します。小さな間違いを早期に発見し、対処することで作業の手戻りが減り、総作業時間を短縮することが出来ます。

そして最後は『確認ミス』についてです。気の緩みや慢心から起こるものですが、チェックリストを利用することでこれらに気付くことが出来ます。また、単純作業による集中力や緊張感の低下に対しても、確認という異なる作業を挟むことで、これらの予防にも繋がります。

実行手順

ここまで、ミスを減らすための方法やその効果をご紹介しました。続いて、実際に行う手順を、例を挙げながら見ていきましょう。手順は上長から作業の指示を受ける【指示】、実際に作業を行う【実行】、作業の最終チェックを行う【確認】の3段階に分けてあります。
なお、チェックポイントと記した箇所で、チェックリストを活用した確認作業を行います。

複数のシステムから抽出したデータを、まとめて1つの帳票を作成したい

【指示】想定されるミス:認識齟齬

指示を受ける

チェックリストがなければ作成する。この時作成したものは、ダブルチェックでも使用する。

【実行】想定されるミス:うっかりミス

帳票の内容に合わせて抽出するデータを決定

→チェックポイント:必要なデータが確実に抽出出来るか

データの抽出

→チェックポイント:抽出するデータ(数値など)は合っているか・抽出する項目数は合っているか

帳票にデータ入力

→チェックポイント:抽出したデータは正しく入力されているか・入力に抜けはないか

【確認】想定されるミス:確認ミス

セルフチェックの実施

→チェックポイント:入力に抜け・漏れはないか・入力ミスはないか

ダブルチェックの実施(第三者が行う)

→チェックポイント:セルフチェックが正しく行われているか

上記の手順は、どのような作業にも適用することが出来ます。
チェックリストを上手に活用して、ミスの少ない正確な業務を行っていきましょう!

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