ITシステムを導入したり刷新する際には、社内でいくつかのITシステムを比較し、どれにするかを選定するのが一般的な流れです。
比較・検討対象になっている各ITシステムやプロジェクトの流れ、費用などの情報が必要になります。
ベンダーからそういった情報を提示してもらうためには、「RFP」や「RFI」「RFQ」といった「RFx（Request for XXX）」をベンダーに提出します。
今回は、ITシステム導入を検討する際に必要となる「RFx」について基本的なことから、ITシステムを選定する際の手順やポイントをご紹介いたします。
1. ITシステム選定手順
RFI作成・提出
RFIとは「Request for Information」の略で、日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれています。
企業がITシステムの導入やリプレースを計画する際に、SIerやベンダーに対し「各SIerやベンダーの製品・サービスについての詳細を知りたい」と会社の基本情報や実績等の提示を求める依頼文書のことです。
まずはこのRFIを作成・ベンダーに提出し、ベンダーの基本的な情報を入手します。
RFIについてのメリットや作成時の注意点などはこちらの「システム導入を失敗させない第一歩 RFIの重要性と作成方法について」からご覧ください。
RFP作成・提出
RFPとは「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と言います。
企業がITシステムの導入やリプレースを行うにあたり、発注先を選定するため、候補となるシステム開発会社に具体的な提案を依頼する文書です。
検討しているシステムの大きさにもよりRFPのボリュームは異なりますが、内容に関しては、「何を・いくらで・いつまでに」実現したいかというを記載します。
RFPについてのメリットや作成時の注意点などはこちらの「ベンダー選定には必須？ 提案依頼するRFP作成のポイント！」からご覧ください。
RFQ作成・提出
RFQとは、「Request For Quotation」の略で、日本語では「見積依頼書」と言います。
システムやITツールの導入を考える際に必要となる「商品やサービスの料金」を知りたい時、自社の要件に対応する見積もりを出してもらうために購入を検討しているベンダーに対してRFQを提出します。
RFQ作成時には、「依頼主（自社）情報」や「仕様」、「納期」「支払い方法」などの情報を必要に応じて記載します。
RFQは、RFPの中に記載しRFP提出のタイミングと合わせてしまうこともあります。
上記「RFx」の目的や内容を以下にまとめてみます。
| |
RFI |
RFP |
RFQ |
| 目的 |
ベンダーの基本的な情報を入手する |
具体的な提案を依頼する |
商品やサービスの料金を知る |
| 内容 |
自社の概要
情報提供依頼の目的
プロジェクトの概要
プロジェクトの前提条件
（クラウドかオンプレかなど）
提供してもらいたい情報
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自社の概要
プロジェクト概要
プロジェクトのゴール
現在のシステム構成の詳細・対象範囲
プロジェクトの成果物と機能要件
選定基準・スケジュール
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プロジェクトのゴール
プロジェクトのスケジュール
想定価格内訳項目
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評価項目
「RFx」をベンダーに提出し返答が来たらそれぞれの評価に入ります。
以下のような項目で考えてみるとそれぞれの提案内容をしっかりと評価できます。
- 企業の評価項目：ベンダーの財務状況に問題はないか、同業への導入実績は充分か。
- 提案の評価項目：依頼時に指定したフォーマットで回答してくれているか。プロジェクトリーダーの経験は充分か。導入体制は充分か。導入計画は適切か。将来を見据えた提案があるか。
- システム機能の評価項目：機能要件及び非機能要件の網羅性は高いか。非対応の要件への対応案はあるか。操作性は良いか。
- コストの評価項目：イニシャルコストや5年間のランニングコスト、個別での開発が予想されるバージョンアップ費用などはどのくらいかかるのか。
評価結果の比較
ベンダーからの提案の比較には、先程ご紹介した設定した評価視点と評価項目の結果を見ます。
評価項目から各提案に点数をつけ、総合点の高いベンダーが発注対象として候補に上がります。
重視する評価項目や、つけた点数の理由なども考慮しながら検討を進めていきます。
上記を踏まえ、ITシステムの選定を行う手順を以下にまとめてみます。
- 「RFx」を活用し、ベンダーから提案書を受領する。
- 評価者が提案書に対し評価項目に沿って点数を付ける。
- 絞ったベンダーから提案のプレゼンテーションやシステムのデモンストレーションを受ける。
- 評価者が評価を更新する。
- 評価を集計し、内容を協議する。
- 最終結果を比較し、発注先のベンダーを最終決定する。
評価を点数化して比較することで、どのベンダーのシステムがより自社に合っているかという点を明確に判断できるようになります。
補足：稟議を通すためのコツ
ITシステムを導入する際には、社内で稟議を通す必要がある場合があります。
もちろん稟議が通らないと次に進めないため、通るまで何度も稟議に上げることもあるでしょう。
では、稟議を通りやすくするためにはどうすれば良いのでしょうか？
稟議が通りやすい人の共通点は何か、稟議が通りやすい資料にするためにはどのような工夫をすれば良いのかなどをご紹介した記事もISIでは提供しています。
詳しくはこちらの「システム導入における稟議を通りやすくするためにできること」をご覧ください。
さいごに
今回は、ITシステムを導入する際に必要となる手順や評価の方法をご紹介いたしました。
ベンダー情報とそのベンダーが取り扱う製品やサービスについての情報を求める際に活用する「RFI」や「RFP」、「RFQ」の使い分けや、それを踏まえてどのように判断すればよいのかが本記事から参考になっていれば幸いです。
弊社ISIでも様々なITソリューションから業務効率化のお手伝いなどを行った実績が多数あります。
ITシステムの導入で何かお困りなことがございましたらぜひISIにご相談ください。
