システム開発の計画時など、なにか新しいプロジェクトが始まる際に、「WBS」を作って管理しなさい。と指示されることがあります。

プロジェクトマネジメントに慣れていないとなかなかWBSがどのような目的で作成され、どのように活用されるのかしっかりと理解しにくいと思います。

WBSの精度でプロジェクトの進行や精度はかなり変わってきます。

そこで今回は、WBSについて基本的なことや作成手順などを解説いたします。

1. WBSとは

WBSとは、「Work Breakdown Structure（ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー）」という言葉のそれぞれの頭文字を取ったもので、「ダブル・ビー・エス」と呼ばれています。

意味は、プロジェクト全体の仕事内容（Work）を実際に行う作業レベルまで細分化し（Breakdown）、構造的に（Structure）整理したもののことです。

WBSは、業務において何かしらのプロジェクトを運営していく際に必須になってきます。

2. ガントチャートとの違い

プロジェクトのスケジュール管理を行うための方法として、「ガントチャート」というものがあります。

WBSも同じくスケジュール管理に使用される方法ですが、WBSとガントチャートは何が異なるのでしょうか？

WBSは、作業をカテゴリに、カテゴリに分けた作業をさらに分解というように、作業を分解して構造化したものです。

ガントチャートは、以下の図のような、縦軸に作業、横軸に時間を置き横長の棒グラフで作業とスケジュールがわかるようにしたものです。

簡単に言うと、 WBSで必要な作業を洗い出し、ガントチャートでスケジュール管理をします。

WBSとガントチャートのうち、どちらか1つだけを使うことはあまりなく、プロジェクトの管理のしやすさから両方活用していくことが多いです。

3. WBSのメリット

作業の抜け漏れがなくなる

WBSを利用することで、プロジェクトに必要な作業が明確になります。

作業をカテゴリに分け、さらに 各カテゴリに必要な作業を明確にしていくので作業の抜け漏れを防止することができます。

作業の依存関係が把握できる

作業を洗い出し一覧にすると、「Aが終わらなければBに着手できない」といった作業の依存関係が浮彫になります。

作業の依存関係がわかると作業の優先順位も把握できるので、効率的にプロジェクトを進められるようになります。

進捗が可視化される

WBSでスケジュール管理をすることで、作業の工数や担当者も明確になるので、進捗管理がしやすくなります。

たとえば、1つひとつの作業に進捗度～%というような項目を設け、進捗度を可視化することで、進捗が遅れそうあるいは進捗が遅れている作業の把握ができます。

それぞれの作業の進捗を把握することで、効率的なプロジェクト管理が可能になります。

4. WBSの作成方法

①プロジェクトのゴールを明確化

WBSを作成するにはまず、ゴールを明確にします。

最終的なゴールによって必要な作業内容が大きく変わるので、しっかりとしたゴールを設定しましょう。

②作業項目を洗い出す

この工程は、WBSで最も大切と言っても過言ではありません。

設定したゴールをもとに、必要となってくる作業を洗い出します。

漏れがなく作業を洗い出すには、カテゴリ分けなど大きな作業から細かい作業へと分類するのが効果的です。

開発工程の基本設計を例に挙げると、カテゴリ分けでは「システム設計・画面設計・テーブル設計」などとなります。

また画面設計の細かい作業では「画面レイアウト・画面一覧・画面遷移図」などが挙げられます。

③作業工程を構造化する

ここまでで洗い出した作業項目を同じ工程に属する作業や、類似する作業ごとに構造化しましょう。

表で作成すると管理がしやすく、ツリー構造*のような図にするとより可視化され見やすくなります。

この段階で、作業項目の抜け漏れに気づいた場合はこの段階で追加しておきましょう。

*ツリー構造の例

④役割や担当を決定する

それぞれの作業項目に役割や担当者を設定します。

誰が何の作業を担当するのかをひと目で把握できるようになります。

1つの作業項目に複数担当者を配置してしまうと、責任が曖昧になってしまったり、誰かがやってくれるだろうと全員が思ってしまいタスクが終わらないなどのリスクがあるため、1つの作業項目に1人の担当者を割り当てることが望ましいです。

ここまでを表で管理すると以下のようになります。

⑤日程や進捗率などの欲しい情報を管理する

それぞれの作業項目に開始日や終了日、進捗率を設定します。

こうすることで、進捗の把握が容易になります。

下記表の項目以外にも、想定工数や優先度などのプロジェクトを管理する上で必要になってくるものも設定しましょう。

さいごに

WBSの作成により、業務の可視化が容易になるのはもちろん、タスク漏れの防止や、進捗率の把握から生産性向上などのメリットが得られます。

WBSを作成する際には、ゴールを明確にしたうえで作業を洗い出し構造化し、それぞれ担当者を決めていきましょう。

また、WBSと一緒にガントチャートを作成すれば、さらに精度の高いプロジェクト管理が可能になります。

WBSやガントチャートで管理することに対し、少し面倒だと思われるかもしれません。

しかし、これらを活用することでプロジェクト管理失敗へのリスクが格段に減少するので、これを機に、WBSを活用する意味の理解を深め、正しく活用していきましょう！