「RFI」という言葉を耳にしたことはありますか？
企業がITシステムを導入する際に出てくる言葉で、似たような言葉にRFPもあり、混乱する方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、RFIの概要からRFPとの違い、メリット、作成時に注意したいポイントについてご紹介いたします。
RFIとは「Request for Information」の略で、日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれています。
企業がITシステムの導入やリプレースを計画する際に、SIerやベンダーに対し「各SIerやベンダーの製品・サービスについての詳細を知りたい」と会社の基本情報や実績等の提示を求める依頼文書のことです。
依頼先のWebページや会社パンフレットなどの一般公開されている情報以上の情報を入手することができます。
RFIの目的は、SIerやベンダー各社から必要な情報をもらうことです。
システムの導入やリプレースを依頼する企業は、IT分野の知識が豊富でないことも多く、自社でシステム化を行うとしても、実現方法がわからないことが多くあります。
また、いままで取引したことのない事業者に発注をお願いする場合、不明点が多く判断に困ることもあるかと思います。
こういった場合に活躍するのがRFIです。
RFIと似た言葉にRFPがあります。
RFPは「Request For Proposal」の頭文字を取ったもので、日本語では「提案依頼書」と言われています。
ITシステムの導入や業務委託を行うにあたり、ベンダーに対して具体的な提案を依頼します。
RFPはやってほしいことが事前に明確になっており、提案の範囲や要件、制約条件などが書かれています。
また、RFPに対するSIerやベンダーからの回答は、より個別で具体的な提案が記載されています。
RFIはベンダー各社からの情報収集を目的として作成するのに対し、RFPはベンダー各社からシステムの具体的な提案を受けるために、RFIで得た情報をもとに要件を取りまとめて作成します。
一般的には、RFIはベンダー10社ほどに送付するのに対し、RFPでは各社からのRFIの回答を受けて3・4社に絞り込み提出します。
まずは、自社の情報を記載します。
たとえば、現在使っているシステムや会社規模、システム導入までのスケジュールなどを開示します。
SIerやベンダーに詳細な情報提供をお願いする場合、まずは自社の情報をできるだけ事細かく開示することが大切です。
次に、依頼事項を記載します。
RFIを作成した目的や、具体的にどのような情報を必要としているのかなど、作成に至った趣旨や目的を記載しましょう。
たとえば、システムの基本的情報や強みを知りたい、イニシャルコストとランニングコストなどの概算費用が知りたいなどです。
趣旨や目的が曖昧な場合、SIerやベンダーから十分な情報が提供されない、あるいは見当違いの回答が返ってきてしまうことがあるためできるだけ明確に記載するようにしましょう。
一般的に、企業が製品やサービスの選定を行う場合、客観的かつ公平に選ばれたという根拠が重要となります。
RFIは、公平に情報収集を行った上で製品・サービスを選定したという根拠になります。
選定した理由を説明できるようにしておくことで、その製品やサービスに不具合が生じた際、社内での対応がスムーズにできます。
RFIを使うことで、収集した情報の比較が簡単になります。
システムやベンダーを比較する際は、比較表を作成するかと思いますが、インターネットなど自力で調べるとなると、同じ基準で情報が公表されているとは限りません。
たとえば、概算費用に関して依頼する際に、システムを利用するユーザー数や月額/年額などを指定するとベンダー各社からの情報粒度が一致するので比較がしやすくなります。
なぜシステム導入を検討しているのか、システム導入によってどのような課題を解決し、どのような目的を達成したいのかが明確であればあるほど、SIerやベンダーは情報提供がしやすくなります。
解決すべき課題や実現したい理想の姿が明確であれば、課題解決・理想実現のためにシステムがどのように活躍できるか説明しやすくなります。
RFIを受け取ったSIerやベンダーが回答を作成しやすいように、質問はできるだけシンプルかつ具体的なものにしましょう。
質問内容が曖昧だと、確認のために再度問い合わせるといった無駄なやり取りが発生してしまい、回答に時間がかかってしまいます。
たとえば、概算費用を提示してほしい場合には、「想定ユーザー数500の場合について、初期費用内訳と、月額ランニングコスト内訳のご提示をお願いします」といったように、何についてどう回答してほしいのか、具体的な数字も出しながら質問するようにしましょう。
一般公開されている各SIerやベンダーのウェブサイトや会社パンフレットからは手に入らない情報を得られると思うと、この機会にできるだけ詳細を尋ねたくなるかもしれません。
あたりまえですが、依頼する情報が多ければ多いほど、回答される情報量が増えます。
回答された情報量が多すぎると、各社の比較が煩雑になってしまう可能性があります。
また、SIerやベンダー側での調査や情報整理にもより時間がかかるので、提出までのスケジュール遅延に繋がるリスクも発生します。
細かい要件はRFPで確認するようにし、RFIでは必要最低限の要件のみにしましょう。
今回は、企業がITシステムの導入やリプレースに向けて情報収集するために、各SIerやベンダーに情報提供を求める「RFI」についてご紹介しました。
各SIerやベンダーのウェブサイトや会社パンフレットなどからは得られない情報が手に入るため、様々な情報を集めようと欲張理たくなる気持ちが出てきてしまうことがありますが、そこをグッと抑え、各SIerやベンダーが回答しやすい質問内容にするよう意識することが大切です。
これまで1度も取引したことのない事業者に発注をお願いする場合、不明点が多く不安が生まれる場合がありますがRFIをしっかりと活用し、システムの導入・リプレースを成功に導きましょう。