POSシステムやPOSレジという言葉に使われているPOSですが、「小売業で使われている売上管理するやつ」となんとなくの認識で止まってしまっている人が多くいます。
その認識は間違ってはいませんが、POSができることは売上管理だけではありません。
今回は、そんな「POS」について基本的なことから、POSの仕組みやメリットまでご紹介いたします。
ポスと呼ばれているPOSは、「Point Of Sales（ポイント・オブ・セールス）」の略で、日本語では「販売時点情報管理」と訳されます。
POSでは、小売店の商品が販売された時点の情報を管理することができます。
よく耳にする「POSシステム」は、店舗の商品管理から売上情報、消費者の購買行動などのデータを集計するためのハードウェアからアプリケーションまでを総称したものです。
「POSシステム」と「POSレジ」の違いは、POSシステムが「POSの仕組みの総称」であるのに対し、POSレジは「POSシステムの仕組みの一部」です。
POSレジは、小売店で売り上げが発生した際に商品の種別や価格などの商品情報をバーコードなどから読み取り、レシートへ印刷するといった機能をアプリケーションとハードウェアで実現します。
次に、POSレジの仕組みを説明します。
POSシステムには、バーコードスキャナーやカードリーダー、プリンターなどといった情報を入出力するための機器がついています。
POSシステムについて、まずは、レジ業務での流れをお伝えします。
商品のバーコードや値札をスキャンすると、その商品の情報が端末に送信されます。
送信された情報はストアコントローラーといわれる店舗のPCなどに送られます。
そしてそれをもとに、その読み取った商品の商品名や価格などの情報がPOSシステムに返送され、ディスプレイに表示されます。
次に、レジ業務が終了した時の仕組みです。
お客様の会計が終わったら、その売上情報がストアコントローラーに記録されます。
そして、1日単位、半日単位、常時などあらかじめ決めておいたタイミングで蓄積された店舗ごとの売上情報が本部に送信されます。
本部は、店舗ごとから集まった情報をもとに在庫管理をし、発注や仕入れ在庫などの計画や、これからの経営戦略を立てていきます。
POSの機能について、「売上登録」「売上分析」「商品登録」「在庫管理」「顧客管理」「勤怠管理」の6つに分けてご紹介します。
まずは、「売上登録」機能です。
売れた商品のバーコードをスキャンしたり、商品の情報を入力することで売上をリアルタイムに登録することができます。
JANコードと呼ばれる流通コードがついている商品が多く、これを読み取ると、商品の値段がPOSシステムに登録されます。
お釣りを自動計算してくれるPOSシステムや、世間一般的に「自動レジ」と呼ばれている計算結果に応じて自動でお釣りが出てくるものもあります。
次に「売上分析」機能です。
登録された売上は、POSシステムに蓄積されます。
1日、1年など、期間を指定することもできます。
月ごと・天気ごとの売上変化を見たり、複数の店舗がある場合には、店舗同士で比較したりと分析ツールとして使うことができます。
3つ目は「商品登録」機能です。
商品コードや商品の分類、名称や単価などをマスタ登録できます。
最初に商品を登録しておくと、商品コードを読み取ると自動で売上金を計上できます。
CSVデータを読み込み、商品情報を一括取り込みできるPOSもあります。
4つ目は、「在庫管理」機能です。
売上登録のところで、売れた商品のバーコードをスキャンすると売上登録ができるとお伝えしましたが、それと同時に在庫数も変更してくれます。
新たに商品を仕入れた際にもPOSを使って在庫を管理できます。
また、多店舗の在庫確認や、店舗間での商品の移動管理も可能です。
5つ目は「顧客管理」機能です。
商品の購入客の性別やおおよその年齢をレジに登録することで、顧客層を把握することができます。
事前にポイントカードや会員証に情報を登録してもらっておき、それを読み取ることでも顧客情報の管理ができます。
さいご6つ目は、「勤怠管理」機能です。
POSは、売上管理や会計管理だけでなく、従業員の勤怠管理もできます。
従業員が出勤と退勤を管理する手間が省けるのはもちろん、給与の計算にも反映させることができます。
POSシステムではバーコードから金額や商品情報を読み取るため、手打ちレジに比べてスピーディーな会計で混雑が緩和されます。
また、営業終了後のレジ締め業務に関しても商品項目ごとにまとめられるためスムーズに完了することができます。
複数店舗に存在するPOSシステムをネットワークで結ぶことにより、データの一元管理が可能となります。
店舗ごとの状況をリアルタイムで把握できます。
また、本社で一括に各店舗の状況を管理するので、店舗ごとの売上日報も不要になります。
POSシステムでは、いつだれが会計をしたのかというログが残ります。
そのため、不正を未然に防ぐことができ、レジ業務を任せられるスタッフを増やすことができます。
POSシステムで登録された売上データはデータベースに蓄積されるため、リアルタイムに情報確認・分析が行えます。
商品情報や売上になった時間、商品を購入した顧客情報もデータに含まれているため、どのような商品がどのような顧客層に人気なのかといったマーケティング活動に役立てることができます。
従来のレジでは金額入力を手作業で行っていたため、人的ミスは避けられないものでした。
POSシステムではあらかじめ決められた金額をバーコードで読み取るため、誤入力による販売ミスを防止することができます。
セールなどで値段が変わる場合にも、事前にPOSシステムで変更することができるため、販売価格が間違っているといったミスもなくすことが可能です。
今回は「POS」についてご紹介いたしました。
POSでは商品に対して、「在庫」や「販売価格」などの売り上げる前の情報と、「購入者」や「時間帯」といった売り上げた際の情報の両方を管理することができます。
レジ業務に関してもPOSを活用すれば、バーコードを読み取るだけで、購入合計金額が計算されたり、お釣りの計算を自動でしてくれたりするので、業務効率化にも繋がります。
実際店舗に足を運んだ際、POSシステムを活用しているお店は増えてきましたが、地元のパン屋さんなど、まだまだ金額を手打ちし、人力で売上情報を管理している店舗もたくさんあります。
1店舗しか経営していないのであれば、POSシステムのメリットを活かしきれないかもしれませんが、多店舗展開していて、管理が大変だなと感じている方は、POSの導入を検討してみてはいかがでしょうか。