SFAを導入した企業が「SFAを導入したがうまく回っていない」「逆に作業負荷が多くなってしまった」などと言っているのを耳にしたことがあるかもしれません。これらの企業はSFA導入時に解決しておかなくてはならない課題を解決しないままSFA導入に踏み切ったことが原因の一つです。そこで今回は、SFA導入時に解決すべき３つの課題をテーマに掲げ解説をしていきます。
SFAを導入して主に使用していくことになるのは何と言っても営業部門の方々です。しかしながら、営業部門の方々は従来の業務フローが根付いています。特にベテランともなれば、長年やってきたルーティンを変えることは心理的に大きな壁になります。その営業部門の方々の合意をとらずにSFAの導入をしてしまうと上から言われているからやるといったやらされている感が出てしまい、中々定着しにくい状況になります。これではSFAを活用することで省ける作業も続けてしまう羽目になります。
また、SFAの導入は営業側としてはあまり実現的でない理想をもとに導入されることで「こんなの使えない」「入力の手間ばかりかかる」というレッテルを張られることになってしまいます。
本来、SFAを導入するにあたって管理をするチームを作り、一元管理を行うのが理想的な形です。しかし、実際にはいざSFAを導入して活用していく段階に入っても、部署ごとに足並みをそろえずバラバラに活用していくことで統合がとりづらくなり、結果として定着に結びつかない、活用が広がっていかないという状況になってしまう場合が多いのが現実です。また、そもそも誰が情報収集をして、だれがレポートの分析判断を行っていくのかといった問題にもつながってきます。これでは正確なデータをとることができず、SFAがうまく機能しなくなってしまいます。
一概にSFAと言ってもその種類により、機能が多いものや少ないものと様々です。機能が多く備わっているものが決して自社に合ったSFAとは限りません。ですが、自社の課題を明確にできていないまま導入に踏み切ってしまったがために多機能のSFAを導入してしまい、使いこなせず、導入しただけで使わなくなってしうといった事態に陥る場合があります。それに加えて、できることの幅が広がったことにより「あれもしたいこれもしたい」という欲ばかりが出てきてしまい、課題としていることさえ解決できなくなってしまう可能性もあります。多すぎる機能は逆に自身の身を滅ぼすことにもなりかねないのです。
では、SFA導入を失敗しないようにするためにはどうしたらよいのでしょうか。
SFAを導入する時点で「新しいことを行う」事実は変わることではありません。SFAを利用することに合意していただくためには営業部門の方々にSFA活用の利点を伝えていくことが重要となってきます。SFA導入の目的から目標までを詳しく伝え、ディスカッションを重ね理解を深めていくようにしましょう。また、営業部門の方々を中心とした導入計画を立て、ニーズを反映させていくことで現実的なSFA活用にすることが大切になります。導入前から営業部門の方々にプロジェクトに参加してもらうことにより理解がより深まりより定着がしやすくなります。
SFAをいざ導入するとなっても、社内でも人により理解度が異なることがあります。企業として足並みをそろえていくためにはSFAチームを編成し、社内での体制を整えていく必要があります。その際に運営責任者は情報システム部門ではなく、営業部門長などが推進役になることがおすすめです。SFAは、主に営業力の強化を図るために課題解決を目指して導入することが多いので、営業部長がしっかりとゴールを見据え、運用の定着を図っていくことが重要になるからです。また、それに合わせて、運用ルールも同時に設定しておけば運用の基盤がはっきり明確化され、SFAがうまく回っていく一つの要因となるでしょう。
他にもSFA導入後の運用体制を具体的にイメージをしておくことで、顧客情報などの営業が入力したデータとの連携・統一が取れるか、どれほどの負担がかかるのかなどの実情を把握することが可能になります。
いざSFAを導入しても自社の課題を把握し、KPIを設定しておかなくてはツールを使っても何をどうしたらよいのかわからないといった状態になってしまいますよね。しかし、自社の今現状の課題は何なのかということを理解しておけば、SFAを導入した後も実行すべきことが明確になり、スムーズに課題解決に向かうことができるようになります。
もちろん、他社が導入して成功していたから自社でも導入しようといった考え方はよくありません。そもそも自社と他社とでは課題が異なってくるのも当然で、同じSFAを導入しても成功するとは限りません。
自社の課題を把握することができれば、そこから必要な機能、不必要な機能の判断をしっかり行っていき、自社のスタイルに合ったSFA選びを行っていくことが重要になってきます。課題を解決するために最適なSFAはどれか、多くの商品を比較してみることが最適なSFAが見つかる近道になるかもしれません。
今回はSFA導入前に解決しておきたい課題としていくつかご紹介しましたが、他にも考えられる課題はたくさん存在しています。これらの課題を解決しないままSFAを導入したり、目的のわからないまま導入してしまうことで、導入後「こんなはずじゃなかった」「SFAがうまく機能しない」といった事態に陥ることになるのです。重要なのはいかにして事前にSFA導入時の課題となる事象を把握して、解決につなげていくことができるかということになってくるのではないでしょうか。