「はじめてのERP導入で何が変わるのか」、「何かメリットはあるのだろうが、具体的には何か」と尋ねられると説明しづらいところがありませんか。 そこで今回は、販売管理をテーマにERP・GRANDITを導入するとビジネスプロセスがどう効率化されるかについて解説します。
図：GRANDIT全体像（販売モジュールは左上部分）
統合型システムであるGRANDITは販売、生産、調達、在庫といったサプライチェーン関連をはじめ、経理、債権/債務、資産管理といった財務会計関連、人事/給与、資産管理といったバックオフィス関連のモジュール群がひとまとめになっています。
今回の記事で紹介する販売モジュールは、得意先からの発注や検収といった取引情報をもとに、社内での出荷指示や生産計画を行うといったビジネス活動の起点を担います。
社内での情報のやりとりは迅速に、かつミスがないように確実に行いたいものですが、業務が複数部門にまたがったり、地理的に離れた拠点間のやりとりが増えると、担当者の業務は複雑さ・手間を増していきます。
GRANDITをはじめとするERPの導入は、統合されたシステム上で社内情報伝達を行うことで担当者の業務量削減や過失によるミス軽減・確実性向上といった効果を期待することができます。
図：販売モジュール 国内販売機能フロー
GRANDITの販売モジュールは、得意先とのやりとりに関する情報を一元的に管理します。
図は国内取引のシステム機能フローで、顧客からの引き合いに始まり、受注、出荷、請求といった一連の取引プロセスをカバーするプログラム群が標準機能として備わっています。
このほか、GRANDITは海外取引についてのプログラムも標準機能として備えていますが、船積といった輸出に関わるプロセスが加わるほか、基本の取引プロセスは国内取引と同様です。
次に、各プロセスでどういった処理を行っているかを説明します。
これらのプロセスでは、顧客から引き合いがあった際に情報登録を行い、成約を獲得するための継続的な営業アプローチや、取引実行に向けた条件のすり合わせといった業務をカバーしています。
このプロセスでは、合意した取引内容を受注伝票として登録を行います。
得意先や取引の実在性を担保するために、事前に得意先マスタの登録・更新などを行います。
得意先マスタに存在しない企業との取引を登録させないようにシステム制御する、といったことができます。
これらのプロセスでは、受注内容に基づく出荷に関する情報を登録します。
納品期日に間に合うように出荷在庫の引当や、輸送手段の手配などを行います。
受注生産の場合は、製造指図の登録を行ったり、また継続取引をしている得意先とはシステムをEDI接続することもできます。
これらのプロセスは出荷後の請求や、売掛金の回収、入金計上時の経理計上といった業務をカバーします。
システム上に登録されている出荷時の情報をもとに、帳票を作成します。
ERP導入に関してさまざまなメリットが言われていますが、販売に関連したところのERPのメリットとGRANDITのメリットは下記のような効果が期待できます。
★ERPのメリット
見積書、納品書、請求書をはじめ出荷伝票など、各種帳票のフォーマットを用いて、システム上のデータから瞬時にマニュアル出力可能となります。
ERP導入の過程で、必然的に業務フローを整備せざるを得ないため、業務効率化が期待できます。
マニュアル帳票の出力の際は、前工程で登録した情報に基づいて作成するため入力の二度手間がなく、ミスも起こりにくくなります。
また、前工程を飛ばして入力が進めれない、マスタ登録された情報でないと伝票登録ができない、登録後のデータを確定する前に上長が承認する、といった入力事前・事後のシステム制御を行うこともできます。
あらかじめ実施可能な処理を定義したロールを設定し、ユーザーごとに権限設定を行えます。
権限設定によって機密情報にアクセスするユーザーを限定し、過失・故意ともに情報漏洩のリスクを低減することができます。
社内のさまざまな部門・担当者が登録したデータをもとに、経営の意志決定に活かすためのデータ分析が行えます。
たとえば会計伝票の売上データをもとにブレイクダウンし、顧客別や地域別、事業ドメインや製品別の売上・原価・利益を瞬時に確認できるようにすることが可能です。
★GRANDITのメリット
GRANDITのECは得意先や仕入先に対して、GRANDITの一部の機能を利用してもらうことで実現しています。
得意先へは商品の在庫情報を公開し、Webで注文を登録してもらうことができます。これにより、受注データが得意先の注文入力で自動登録され、自社での入力の手間を省きます。仕入先へは自社から注文したものの納期をWebで回答していただくことにより、注文した品物がいつ入ってくるのか判断が可能です。いずれも電話やメールでも可能ですが、相手側と自社側の2社で重複した入力が1つ減り、かつ注文のミスが減ります。
また、EDIは、相手側のシステムから出力されたデータをGRANDITに取り込んだり、GRANDITから出力したデータを相手側のシステムに連携することを言います。これにより、入力の手間を省きます。
GRANDITはこれらEC/EDI連携の機能を標準装備しており、新たに構築することなく簡単に導入できます。
GRANDITでは、社内取引と通常取引を別管理しているため、部門別、全社のどちらの粒度でも明確に売上を把握できます。
社内取引の機能がないERPでは、自社内の部門間における社内取引が発生する場合、通常の取引しか手段がありません。部門別の売上を算出することは出来ますが、それぞれの部署で売上が計上されてしまうため、会社全体でみると売上が二重に計上されてしまいます。
部門別の在庫数だけを合わすために倉庫間移動などで対応した場合、物の数は実態に沿いますが、部門別の売上額が正確に把握できません。
企業の国際化・ビジネスの多様化に伴い増加する、輸出・輸入の貿易業務に対応しています。GRANDITでは為替予約や信用状取引といった、貿易業務を行う上で必須となる要件のサポートに加え、多言語・多通貨の対応により、海外拠点での利用が可能となっています。
ロット別管理が行えることにより、商品に何かあった場合、何かあったロットからそのロットがいつどこに売られたかを特定することができます。ロット管理する商品については、ロット別の数量、出荷期限等の管理が行なえます。