情報システム部担当者必見！ 現行システム改善で「攻め」のIT基盤を築く方法

皆さん、こんにちは。情報システム部の担当者として、日々運用しているシステムの改善を検討している方も多いのではないでしょうか？システムの現状把握と改善点の洗い出しは、ITの効率化や運用コスト削減、セキュリティ強化に直結します。今回は、現状のシステムを徹底的に洗い出し、潜在的な課題を炙り出すための具体的な方法をわかりやすく解説します。

隠れた課題を「見える化」！データドリブンな現状把握

最初にやるべきは、システムの現状を正確に理解することです。感覚的な判断はNGです。まずは客観的なデータに基づき、システムの現状を把握しましょう。

• アクセスログ分析
  どの機能が頻繁に使われているか、逆に全く利用されていない機能は何か？利用者の行動パターンから、改善のヒントが見つかります。
  
  
• エラーログ分析
  頻発するエラーは？その原因は？エラーログを分析することで、潜在的な問題点や脆弱性を特定できます。
  
  
• パフォーマンスデータ分析
  処理速度は？レスポンスタイムは？システムのボトルネックを特定し、パフォーマンス改善の糸口を探ります。

「現場の声」を逃さない！ステークホルダーからのヒアリング

現場の声を丁寧に拾い上げることが、改善の第一歩です。ユーザー、運用担当者、開発担当者など、様々なステークホルダーから直接ヒアリングを行いましょう。

• アンケート調査
  定量的なデータ収集に有効。使いやすさ、機能の充足度、不満点などを幅広くアンケートで収集します。
  
  
• 個別インタビュー
  定性的なデータ収集に最適。具体的な利用シーンや課題、要望などを深く掘り下げてヒアリングします。
  
  
• ワークショップ開催
  関係者を集めて、システムの課題や改善案を議論する場を設けます。ブレインストーミングで斬新なアイデアが生まれることもあります。

「第三者の目」を活用！客観的なシステム評価

自社だけでは気づきにくい課題も、第三者の視点で見れば明らかになることがあります。

• セキュリティ診断
  セキュリティ専門家による脆弱性診断を実施し、潜在的なセキュリティリスクを洗い出します。
  
  
• ユーザビリティテスト
  ユーザビリティ専門家による評価を行い、操作性や使いやすさを改善します。
  
  
• ベンチマークテスト
  既存システムと類似システムとの性能比較を行い、自社システムの強みと弱みを把握します。

改善点を「整理」！優先順位付けとロードマップ策定

洗い出した改善点を重要度や緊急度に応じて優先順位付けし、具体的な改善計画を立てます。ポイントは、インパクト（改善による効果はどれだけ期待できるか）、コスト（修正にかかるリソースやコスト）とリスク（変更によるリスクや影響範囲）をバランス良く評価し、優先順位を付けましょう。

• 優先順位マトリクス
  「重要度×緊急度」のマトリクスを作成し、改善点の優先順位を明確にします。
  
  
• ロードマップ策定
  短期・中期・長期のロードマップを作成し、計画的に改善を進めていきます。

改善は「継続」！PDCAサイクルで進化を続ける

最後に、改善案を具体的なアクションプランに落とし込みます。システムの改善は一度きりで終わりではありません。計画(Plan)・実行(Do)・評価(Check)・改善(Action)のPDCAサイクルを回し続けることで、システムは常に進化し続けます。

まとめ

現行システムの改善は、情報システム部にとって「守り」だけでなく「攻め」のIT基盤を築くための重要な取り組みです。データに基づいた現状把握、現場の声を活かした課題抽出、そして継続的な改善こそが、ビジネスの成長を加速させる原動力となります。さあ、今日から改善活動をスタートし、未来を見据えたシステムを構築していきましょう！