基幹システムは会社の事業全体にも大きく影響するため、その更新（リプレイス）となると、誰しもより良いものを速やかに、しかも安価に済ませたいと考えます。しかし、基幹システムの更新については、予期していなかった様々な問題が発生し、更新期間の長期化や見積以上に費用が増大することがよくあります。予め発生しうる問題を知っていれば、事前に回避の手立てを打っておくことが可能です。
そこで基幹システムの更新をより良く速やかに、そして安価に済ませるために、基幹システムの更新を計画する前に知っておきたいポイントを紹介したいと思います。
例えば基幹システムを更新するように指示を受けた担当者はどのようなところから始めるでしょうか。
当たりになるかと思います。
システム会社に支払う費用だけ準備すれば、基幹システムの更新ができると考えがちですが、それ以外にも考慮しておくべき点があります。システム会社の見積もりだけを元に進めてしまうと、費用面でもその他の面でも、こんなはずではなかったといったことになるかも知れません。
そもそも、何十年も同じ基幹システムを使っていた場合は基幹システムの更新を経験した人材がいないので、どのような事が必要になってくるのか想像するのも難しいと思います。
そこで基幹システムの更新の際に考慮しておかなければならない点を4種類に分けて考えてみます。
通常業務に加えてシステムの更新のための作業が増えます。特に現場で主力になっている人材への負担が大きくなってきます。担当者によっては一日の大半をシステム更新のための作業に費やす事にもなりますので、無理のないようにシステム更新時期やシステム更新までの期間を調整することが望ましいです。
システム会社がカスタマイズ作業やシステム設定を行うための作業場所や、システム会社との打合せのための場所、社内での意思決定をおこなう会議室などが必要になります。
また、更新前の基幹システム（現システム）で使用している端末が古く、更新後の基幹システム（新システム）が利用できない場合、新システムへの切換え前後には現システムと新システム用のサーバや端末、プリンタ等を複数台設置する事もあります。
細かいところでは、新システムのテスト印字等のためにコピー用紙やトナーの消費も増えます。
取引先に提出している帳票や、連携データがある場合は、そのレイアウトや内容が変更になる可能性があるため、取引先に新システムから出力される帳票や連携データを確認していただくなどの依頼をする事になります。
新システムと連携する機器がある場合は、それぞれの機器をメンテナンスする会社へ新システムへの対応を依頼する必要があります。
大抵の場合は費用を低減するため、当初はパッケージシステムに合わせた運用の実施を検討します。しかし、パッケージシステムはそれまで利用していたシステムと比べて、汎用的であるため、1回で操作できていたことが複数の操作の組み合わせになる等、煩雑になりがちなため、カスタマイズを免れない部分が発生することは珍しくありません。
4種類に分けて考えてみましたが、「人的負担」は「設備負担」や「取引先の協力」といった部分とは対称的に、やり方の工夫で負担を大きく軽減することができます。
そのためここでは、「人的負担」についてどんな負担があり、どのようにしたら負担を抑えられるかを考えてみます。
基幹システムの更新のために多くの作業が発生します。
各担当者に発生する作業を事前に把握しておき、社内で認識を合わせておくことで、人的負担を軽減することができます。
システム部門で担当する事が多い作業としてはシステム更新の全体管理に関わるもので、次のようなものが考えられます。
これらはパソコンの知識があるだけでは解決できないので、上手に管理ができる人材、特に各所との折衝ができる人材を責任者に据えることで、基幹システムの更新がスムーズに進みます。
各業務の現場リーダで担当する事が多い作業としては、システム更新に向けた準備に関わるもので、次のようなものが考えられます。
現場リーダーはただでさえ通常業務の集中するポジションなので、現場リーダー1人にシステム更新のための作業が集中しないよう、全員参加の意識で各業務のメンバーに積極的に関わってもらい、可能な限り作業分担しないと、いつまでたっても作業が終わらないということが発生します。
また、各業務の現場リーダーだけでは決定できないことがあるので、会社のトップや幹部もきちんと関わる事が重要になります。
例えば、次のようにして、検討事項が決まらないままになることを回避できます。
まず、決定権限をもった会議体を用意します。そして決定に必要な情報を持つ人を招集します。
その会議体で、新システムへどのように現行業務を割当てるか、新システムでの運用ルールの検討、新システムの設定項目の選択などの事項を検討します。
意見がぶつかった際に優先すべき事項の方針を出す役割は、会社のトップや幹部が担います。
「作業を分担し整理すること」と「検討事項を処理できる体制を整理すること」が効率的に人的負担を減らすための有効な手立てになります。
システムは業務を進める上での道具に相当するので、その業務の本質に沿った使い方を工夫しないと、効率的に業務を行うことができません。
特に基幹システムは様々な部門、様々な立場の人材をまたがって動きます。
そのため、各担当者が縦方向にも横方向にもお互いよく連携して、無駄な作業、非効率な仕組みができないよう、それぞれの立場を理解して、全体での最適を目指せる環境を整えることが重要になります。これは、通常の業務とも通じるものがあると思います。
これによって、検討課題を迅速に、効率の良い結果に導き、より短い期間で、より良いシステムを構築することできるでしょう。そうなれば基幹システムの更新のために投入する資源もより少なく抑える結果に繋がっていきます。
基幹システムのパッケージを探す際に、比較検討するための「ERP比較表」をご用意いたしました。調べることの難しい情報をできるだけ詰め込みましたので、ご参考にしてください。